世の中に数ある仕事の中に、事務仕事がありますよね。求人情報を見ていたりすると、事務の求人を見たりすることもあると思います。しかし、事務仕事と一口に言ってもどのような仕事なのか、具体的にイメージすることは難しいですよね。そこで、今回は事務仕事とはどんな仕事なのか。事務の仕事内容を簡単にまとめてみました。サクッと1、2分で簡単に理解できるようにしましたので、ぜひ参考にしてみてください。
事務の仕事内容にはコミュニケーションスキルが求められる仕事も多く含まれる
事務仕事というと、なんとなくずっとパソコンや電卓と向き合う仕事をイメージする人が多いのではないでしょうか。しかし、事務には人と接して対応する業務も多く含まれています。とは言っても、積極的に人に話しかけていく営業スキルは必要ありません。では、事務で人と話す仕事にはどのような仕事があるのでしょうか。
電話の応対・電話番は基本的に事務の仕事
会社にとって外部の人との主な窓口に「電話」があります。一般消費者相手のB to C、企業相手のB to B、どちらの会社でもお客さん向けの受け付け窓口は電話が基本になるはずです。最終的に直接会社に訪問する場合でも、最初は電話でアポイントメントを入れる場合がほとんどです。そのため、外部の人との窓口は電話が基本になります。
そんな電話を受け取るのは、基本的に事務の仕事になります。営業担当や企画担当、制作担当など、様々な仕事に就く人がいますが、外部の人と社内の人間をつなぐ橋渡し的な役目を事務がすることになります。事務仕事をするとなると、大量の電話応対をする必要があると考えてください。
来客時に一番に対応するのも事務の仕事
電話以外でも、社外からの来客があった場合に一番に対応するのも事務になります。どんな用でお客さんが来たのか。誰に引き継げばいいのか。お客さんに対応し、正確な引き継ぎをする必要があります。意外に感じるかもしれませんが、外部の人と直接話すことも事務にとって重要な仕事の一つになるのです。
事務仕事には正確な言葉遣いやコミュニケーションスキルも必要になる
電話対応や来客の対応など、事務仕事には正確な言葉遣いやコミュニケーションスキルも求められます。なんとなく接客や営業で人と話すのが嫌だから事務仕事をしたいと考える人もいるかもしれません。しかし、実際には事務仕事でもコミュニケーションが必要になります。敬語の使い方や引き継ぎなど、お客さんと話す際に必要な最低限の能力が必要なことを覚えておきましょう。
イメージ通りの事務仕事の内容、パソコンや電卓と向き合う仕事
次に、事務仕事といえば！といった感じの、パソコンや電卓と向き合う仕事内容です。電話や来客の対応も必要になりますが、やはり事務仕事といえば、パソコンや電卓と向き合って黙々と仕事を進める内容がメインになります。どんな仕事が必要になるのか、解説していきます。
パソコンを使った書類の作成や処理など、細かい作業を黙々とこなしていく
書類を作ったり、精査するなど、細かい書類仕事は基本的に事務に回されることになります。必要事項は全て載っているか。書類に記入漏れはないのか。1つ1つ確認していく必要があります。事務のイメージ通り、黙々とパソコンや書類の山と向き合って仕事を進めていくことになります。
電卓を使って細かい数字の管理をするのも事務の仕事
他にも、電卓やExcelを使って細かい数字の管理をしていくのも事務の仕事になります。お金の計算から社員の勤怠の管理など、細かい数字と向き合うことが求められます。大きな数字を扱う場合、ゼロの数を一つ間違えるだけでもケタが異なり、大きなミスへとつながってしまいます。正確な数字で、ミス無く計算や入力をしていくことが求められる仕事内容です。
パソコンスキル、数字に強いこと、ミス無く仕事をしていくことが求められます
こちらの仕事はイメージ通り、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeをはじめとしたパソコンスキルが求められることになります。書類作成や計算のためのOffice系ソフトを使いこなすことができるか。また、正確に、素早いタイピングを行うことができるのか。基本的なパソコンスキルが求められる仕事内容です。
他にも、細かいミスを犯さず、数字に強いことが必要になる仕事内容でもあります。数字を一桁間違えたり、入力を間違えるだけでも大きなミスにつながってしまうのが事務仕事です。難しい数学の知識は必要ありませんが、細かい四則演算が得意なこと。また、小さなミスを犯さず、確実に数字を入力することが求められる仕事になります。
事務仕事の仕事内容には意外とコミュニケーションスキルも必要とされる
人と話すことが嫌、表に出たくない、そんな理由で事務仕事を目指すべきではないというのが分かったと思います。最低限の社会常識やコミュニケーションスキルがある上で、数字と向き合ったり、パソコンでの作業が好き、そんな人に向いているのが事務仕事です。なんとなく事務仕事が楽そう、そんな風に考えている人はもう1度、自分の性格や得意分野を見直してみるといいのかもしれません。
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