学生やフリーター、また、就職したての社会人の場合、電話ってどうやって受けたらいいのか分かりませんよね。何か特別なマナーはあるのだろうか。電話に出てなんと答えたらいいのか。何をメモしたらいいのか。どうしたらいいのか分からないから、電話番を任されると、ビクビクして、その結果悪い方向に進み、結果的にうまく電話を受けることができない。そんな悪循環になってしまいます。
そこで、今回はどんな職場、どんな状況でも使える電話の基本的な受け方を紹介していきます。今回紹介するのは基本的な電話の受け方です。しかしその分どんな職場、どんな環境にも応用の効くシンプルな内容になっています。電話の受け方なんて基本的に教えてもらえる機会もありませんので、ぜひ今回の記事を参考にして仕事に利用してみてください。
電話に出たら3つの内用をメモするだけでOK
今回紹介するのは、主に電話に出た場合に何をメモして残しておけばいいのか、という内用です。電話に出る際の名乗り方などは職場によって決まっていると思いますし、定型文があるはずです。しかし、問題はその後ですよね。電話に対応するので精一杯でしっかりと引き継ぎできないのならば、それは仕事として大きな問題になります。そこで、今回は電話に出たら何をメモして何を伝えれば良いのか、基本的な電話の引き継ぎ方法を紹介していきます。
まずはどこの誰からかかってきたのかを確認する
電話に出たら、最初に相手が何者なのかを名乗るはずです。それをしっかりとメモしておきましょう。誰からの電話なのか、というのは引き継ぎの際にも非常に重要になる情報の1つです。
誰からの電話からか分かれば、その後がスムーズに進みます。たとえば折り返しの電話であれば、担当者は誰から来た電話なのかが分かれば、すぐに要件も把握できるはずです。今日中にA社の〇〇さんから翌週の訪問に関する電話が来る予定だ。そんな風にA社の担当社員が把握していれば、A社の〇〇さんからかかってきた電話、と聞いた時点で要件まで把握することができるはずです。
どこの誰からの電話なのか、これは内線でも外線でも、どんな電話だとしても必ず確認しておきましょう。
誰宛にかかってきた電話なのか
次に確認すべき情報は、誰に対しての電話なのか、です。当たり前と言えば当たり前です。誰宛の電話なのかが分からなければ引き継ぎなんてできませんからね。誰からかかってきたのか、も重要ですが、誰に対する電話なのか、と言うのも非常に重要な内用です。
誰宛の電話かが把握できなければ、それだけで電話をかけてきた相手に対する対応が遅れてしまいます。A社の企画課宛にかかってきた電話、といっても、A社の企画課には何人も社員が在籍しているはずです。誰宛の電話なのかを確認しておかなくては、電話をかけてきた相手から誰に対する電話なのかを確認する必要があります。相手が要件しか言ってこなかった場合、必ず誰宛なのか、誰に対応して欲しいのかを確認しておくことが必要になります。
電話の要件はいったい何なのか
そして、必ず確認するべき事が、電話の要件ですよね。そもそも何のようで電話をしてきたのか、それが分からなければ引き継ぎも対応もしようがありません。どこまで詳しい要件を確認するべきなのかはケースバイケースですが、内用が明確になるまでは確認するべきです。逆に、あまりに詳細まで聞きすぎても、引き継ぎが大変になったり、電話をかけてきた相手に二度手間三度手間で要件を離させてしまう危険性があります。
よくあるのが、自分が誰なのか、そして誰宛の電話なのかまでは言うものの、〇〇さんに代わってください、としか要件を言わない電話です。しかし、要件を聞かなければ、その場で代わるべき電話なのか、内容を引き継いで後から折り返しかけるだけでも問題がないのかが分かりません。折り返しでも問題ない電話なのに、忙しい時に代わってくださいと言うわけにはいきませんよね。
まとめ「誰から誰に、何の用で」、を徹底する
電話に出たら、「誰から誰に、何の用で」を確認することを徹底するようにしましょう。これは非常に基本的な内容になりますが、どんな職場、どんな状況でも電話に出て確認するべき事はこの3点に集約されるはずです。細かい社内ルールなどもあるかも知れませんが、基本的には今回紹介した3つの確認事項に付け足す形になるはずです。また、「誰から誰に、何の用で」を確認しておけば、とりあえず致命的なミスにつながることはないはずです。
「誰から誰に、何の用で」これを徹底していきましょう。
さらに電話マナーを詳しく知りたいあなたへ
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