今回はゆとり世代やさとり世代に抜けがちなメール、特にビジネスメールのマナーについて解説していきます。ゆとり世代やさとり世代と言えば、いわゆるケータイメールやLINEがコミュニケーションの中心となって育ってきた世代です。そのため、メールと言えばケータイメール、またはメールそのものを使ったことがない、という人も多く存在します。
最近ではLINEが多くの人のコミュニケーションの中心になっているので、特段メールを使わなくても日常生活には支障がないのかもしれません。しかし、ビジネスでの連絡手段となれば、電話に次いでメールもまだまだ現役です。つまり、ビジネスメールのマナーが分からなければ、仕事で苦労してしまうことが目に見えています。
今回はそんな、ビジネスメールのマナーを知らないゆとり世代、さとり世代向けに非常に簡単にマスターできるビジネスメールのマナーを紹介していきます。
ケータイメールやLINEとビジネスメールを混同してしまっている
ゆとり世代やさとり世代のビジネスメールにおける間違いで多いのは、ケータイメールやLINEでのコミュニケーションとビジネスメールの使い方を混同してしまっていることです。特にケータイメールを使用してきた世代(特にゆとり世代)の場合、同じメールであることからケータイメールとビジネスメールを混同してしまって、マナー違反を犯してしまうことが多くなっています。そこで、今回は特にゆとり世代やさとり世代が間違えやすい部分を中心にビジネスメールのマナーを解説していきます。
ビジネスメールでは内容が一目で分かる件名を入れるのがマナー
まず、ビジネスのメールなら、必ず件名を入れる必要があります。それも、ダラダラと長いものや抽象的で分かりにくいものではなく、一目で内容が把握できる分かりやすいものです。翌週の会議についてのメールなら、「〇月○日会議の詳細」とメールの件名に書き、メール本文で会議に関する詳しい内容を記載することになります。
ケータイメールでは基本的に件名を入れることはありませんよね。親しい人と軽めのコミュニケーション、時には内容のないくだらないコミュニケーションに利用されるからです。しかし、件名を入れないという習慣になれていると、ビジネスメールを書く場面になっても、同じように件名を入れないというミスをしてしまうことになります。
メールの文頭に相手の宛名、自分の名前を名乗らない
また、メールの文頭で、誰に対しての内容なのか、自分は誰なのかを明確にして簡単な挨拶をする必要があります。ビジネスメールで利用するメールアドレスには多くのアドレスからメールが届きます。それ以外にも、名刺を渡した顧客からメールが来たり、逆に自分が名刺などに書かれている連絡先にメールをすることもあります。そのため、誰から来たメールなのかをはっきりと分かってもらうためにも、必ず誰に対してのメールなのか、自分は誰なのかを名乗る必要があります。
しかし、ケータイメールの場合、お互いにメールアドレスの交換を行い、アドレス帳に登録をした状態でメールのやり取りをします。つまり、相手も自分も誰とメールをしているのかが、名乗らずも分かる状態なのです。そのため、誰に対してメールを書いているのか、自分は誰なのか、簡単な挨拶も抜きにいきなり本文を書いてしまうゆとり世代・さとり世代も存在します。身内知り合いとのやり取りしかなかったケータイメールとは違うことを理解しておきましょう。
1通で全ての用件が伝わるように書く「1往復半」のルールを徹底する
ビジネスでのメールなら、「1往復半」でメールが完結するように徹底するようにしましょう。1往復半の詳しい内容を説明します。最初の一通目が用件を伝えたり、回答を貰うためのメールとなります。2通目、つまり相手からの返信のメールは1通目のメールへの返信、答えということになります。そしてその答えに対するお礼のメールを送るのが3通目です。この3通で、1つの用件に関するメールは完結するように徹底しましょう。
ケータイメールやLINEというコミュニケーションツールは何回も往復してコミュニケーションを取るのが目的のツールです。そのため、メールというよりも、電話から派生した新しいコミュニケーションの形と捉えることができます。それに対してメールはあくまで電子メール。つまり、手紙から派生したコミュニケーションの手段です。基本的に手紙はそれっきりで用件が完結するように書くはずです。それは電子メールでも同じ。これがケータイメールやLINEと違う理由であり、1往復半を徹底するべき理由でもあります。
難しい挨拶よりもこの3点を徹底するだけで伝わりやすいビジネスメールを書くことができる
ビジネスメールというと、難しい言葉の定型文的な挨拶を考えてしまうかもしれません。しかし、そんな挨拶を覚えるよりも、今回紹介した3つのルールを定着させる方が有意義です。簡単にできるようになるうえに、相手に伝わりやすいビジネスメールを書くことができるようになります。ビジネスメールを難しく考えすぎず、とりあえずこれらの簡単なルールから徹底してみてはどうでしょうか。
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