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Gmail(ジーメール)意外と知らない受信トレイ・アーカイブ・タグの使い方とは?

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あなたはGmail(ジーメール)を利用していますか?GoogleのメールサービスでもあるGmail(ジーメール)は、世界中で大人気のフリーメールサービスです。しかし、Gmail(ジーメール)には、普通のメールサービスとメールの整理の仕方が異なるという特徴があります。その中でも特に、受信トレイ、アーカイブ、ラベルの使い方は分からない人も多い、癖のある機能です。

今回は、そんなGmail(ジーメール)の癖がありながらも便利な機能である受信トレイ、アーカイブ、ラベルの使い方を紹介していきます。理解して使いこなすことができれば非常に便利な機能になります。ぜひ、使ってみてくださいね。

そもそもGmail(ジーメール)とはどんなサービスなのか

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まずは、Gmail(ジーメール)がそもそもどんなサービスなのかを解説していきます。

Gmail(ジーメール)は、ITの巨人とも言われているGoogleが開発・提供している無料のフリーメールサービスです。フリーメールサービスの中では最も利用者数の多いサービスで、利用者数は全世界で10億人を超えると言われているサービスです。

また、Gmail(ジーメール)はGoogleの他のサービスと連携していて、Gmail(ジーメール)のアカウントを取得してしまえば、Google DriveやGoogle photoなど、Googleの他のサービスも同時に利用できるようになります。

そして、Gmail(ジーメール)のアカウントは、Android(アンドロイド)スマートフォンの利用に必ず必要ということもあり、利用者数が増加していることもあります。最近では、格安スマホ・MVNOというサービスも普及してきていていますが、格安スマホ・MVNOを利用する場合、メールアドレスの提供がないので、Android(アンドロイド)スマートフォン利用のために取得したGmail(ジーメール)のアカウントをそのまま利用する人も増えてきているのでしょう。

Gmail(ジーメール)を利用するメリットとは

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次に、Gmail(ジーメール)を利用するメリットについて解説していきたいと思います。

Gmail(ジーメール)にはさまざまなメリットが存在します。たとえば、セキュリティです。Gmail(ジーメール)のサーバーを管理するのは世界的にも巨大なIT企業、Googleです。そのGoogleのサーバーで管理されるので、Gmail(ジーメール)は安全に利用できるメールサービスだと考えることができますよね。

また、Googleは2段階認証などのセキュリティ対策にも積極的なので、Gmail(ジーメール)はセキュリティに優れたメールサービスなのです。

他にも、Gmail(ジーメール)の保存容量、ストレージは非常に大容量になっています。この記事を執筆している2017年4月現在では15GBもの容量を無料で利用することができます。メールボックスに15GBもあれば、ハッキリ言えば一般的な利用なら一生かけても使い切れないレベルです。

セキュリティ、そして保存容量、これがGmail(ジーメール)を使う大きなメリットになります。

Gmail(ジーメール)意外と知らない受信トレイやアーカイブ、ラベルの使い方とは?

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では、多くの人が使い方が分からずに混乱してしまう、受信トレイ、アーカイブ、ラベルの使い方について解説していきます。他のメールサービスのフォルダを使った管理よりも便利になりますので、ぜひ覚えておきましょう!

Gmail(ジーメール)受信トレイの使い方

最初にGmail(ジーメール)の受信トレイです。受信トレイはいわば、郵便受けの役割を果たす機能です。Gmail(ジーメール)に届いたメールは特別な設定をしない限りは基本的にこの受信トレイに入るようになっています。

Gmail(ジーメール)アーカイブの使い方

次に、アーカイブです。このアーカイブで迷う人が多いように感じます。アーカイブとは、メールを削除するわけではないけど、受信トレイから見えなくする機能です。

受信トレイのメールは1回開封すると、既読・開封済みとして扱われます。しかし、メールを読んだ、と、メールの内容を処理した、では意味が異なってきますよね。返信するべきメールは、返信し終わって、ようやく処理済みということになります。

その処理済みのメールに施す操作がアーカイブです。アーカイブはいわば、受信トレイ、つまり、郵便受けに届いていた手紙や書類を保管場所に移す作業とイメージするのがいいと思います。

Gmail(ジーメール)ラベルの使い方

Gmail(ジーメール)は受信トレイに届いたメールをアーカイブして保管するという、一本道のようなメールの管理方法になります。しかし、それでは、メールの整頓ができなくなりますよね。

プロジェクトごとにメールをまとめたり、関連づけられるメールはまとめておきたいですよね。

その時に利用できるのがラベルです。ラベルは、メールに複数付けることのできる目印のようなものです。他のメールサービスと違うのは、Gmail(ジーメール)のラベル機能はフォルダではないということです。

メールを移しておく場所ではなく、メールに付加する情報なのです。Gmail(ジーメール)には受信トレイとアーカイブ後という2つのフォルダしかなく、メールを整理整頓するためにはラベルを利用すると考えておきましょう。

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