「仕事のできる人はメールの返信が早い」ということはよく言われていることなので、知っているという人も多いはずです。
実際、分刻みで忙しく仕事をしていているような人ほど、メールのレスポンスは早いですし、「重要だからすぐにこのメールを読んでほしいな、でも忙しいだろうな、、、。」という人ほど、メールの返信が早く返ってきたりします。
一方で、「忙しくてメールのチェックをする暇がない」など、さも自分が忙しくて仕事のできる人間だと言っているような人は仕事ができません。
自分の時間や仕事をコントロールできていないから、メールのチェックができていないわけですし、自己管理の能力に欠けているとも言えます。
また、仕事ができる人のビジネスメールは、返信が早いだけでなく、メールを読む相手のこともしっかりと考えて出されているということも特徴にあります。
仕事ができる人はメールも上手であるのですが、そんな仕事ができる人のメールに隠されたポイントを今回はお伝えしますので、自分のビジネスメールに仕事ができる人のメールのコツやマナー取り入れ、仕事を効率化して仕事ができる人になっていきましょう。
メールは対面でない分、ちょっとした文面のミスや伝え方によって、メールを読んだ相手に不快な思いをさせてしまうこともあるものですし、ビジネスメールを制するものがビジネスを制すると言っても過言ではないものですよ。
件名でメール内容がわかるように
メールボックスを開いた時には、「着信した日付・発信者・件名」といった情報がズラーっと一覧になって並んだ状態になっていますよね。
仕事をしていると一日に何件ものメールを処理しますし、メールボックスを開いた時には大量に受信メールがあるからこそ、どんな内容のメールなのかがわからない件名をつけてメールを送るのは、メールを受け取った相手にとって迷惑になります。
というのも、取引先の担当者にメールを送る時に、「お世話になっております、〇〇の××です」というような件名をつけてメールを送信する人が多いですが、これだとメールボックスを開けて一覧でメールを確認した時に、どのような要件のメールなのかが分かりませんよね。
また、社内でのメールでも「○日の会議について」という件名でメールを送信すると、会議がキャンセルになったのか、会議の時間が変更になったのか、会議で提出する資料についてなのか、全く内容が分かりません。
仕事ができて忙しくしている人は、毎日大量のメールを処理していますから、件名だけで内容がすぐわかるとすごく助かるものですし、仕事ができる人は自分がそのように感じているからこそ、相手にメールを送る時にも、件名だけですぐに内容がわかるようにしてメールを送っています。
社外の取引先の担当者に送るメールの件名なら、「お打ち合わせの日程について」とするとか、社内の会議のメールだったら、「○日の会議の時間が変更になりました」とすると内容を確認しなくても把握できますよね。
相手が一読するだけで、用件を把握できる件名をつけるように心がけましょう。
何度もやりとりしなくていい工夫をする
メールが一通増えるだけでも、忙しく仕事をしている人にとっては面倒なものですし、それが何度もやりとりをしなくても完結させることができる内容であれば、なおさらやりとりが多いとイライラさせてしまいます。
例えば打ち合わせの日程を決める時など、電話や対面などで直接会話をしているなら、日程や時間、相手の予定などを一つ一つ確認しながら進めていってもいいですが、メールでそんなことをしていると、日程が決まるまで何度もメールのやり取りをしなければいけませんし、とんどもなく時間がかかってしまいますよね。
何度もメールでやりとりすると手間も時間もかかるだけで仕事の効率が悪くなりますから、お互いの負担を減らすためにも、重要なポイントは押さえつつ無駄を省いたやりとりができるような工夫が必要です。
A：よろしければ、御社に伺って詳しいお話をお聞きしてもよろしいでしょうか。
B：はい、結構です。
A：では、ご都合のよろしい日時を教えていただけますと幸いです。
B：来週の月曜日、13:00からはご都合いかがでしょうか。
A：申し訳ありません、あいにくその日は既に予定が埋まっております。
B：では、火曜日の15:00はご都合いかがでしょうか。
A：申し訳ありませんが、その日はお休みをいただいております。
B：では、水曜日の12:00はご都合いかがでしょうか。
・・・・・
このようなメールをしていたら、時間がいくらあっても足りませんし、もう面倒になって「来なくていいよ！」と思われる可能性もありますよね。
仕事ができる人は、こんなことに時間を使って入られませんから、自分の予定を先に全て伝えてしまうなどの工夫してメールを送ります。
A：御社に伺って詳しいお話をお聞きしたいと考えております。よろしければ、以下の日程でご都合のよろしい日時を教えていただけませんでしょうか。
・15日(来週火曜日)、13:00〜14:00
・16日(来週水曜日)、14:00〜15:00
・17日(来週木曜日)、16:00〜17:00
B：では、16日の14:00からお願いいたします。
これなら日程を決めるメールのやり取りはたった二回で終了させることができますし、やりとりの無駄は大幅に省くことができますし、相手からも仕事のできる人だという印象を持ってもらうことができます。
返信不要の場合はメールに記載しておく
日本人の場合は特に、「届いたメールには返信しなくては失礼」という意識を持っているので、「返信しなくてもいいような内容だけど、、、返信しておくべきか、でも返信してしまうことでやりとりが終わらなくなっても、、、」といったことで悩むことがあります。
ですが実際のところ、返信する必要のないメールもありますし、自分もメールの返信を求めていない場合もありますよね。
そのようなメールには、「なお、このメールにご返信は不要です。」「ご確認いただければ、ご返信は無用です。」という一文をメールの本文の最後に付け加えておくだけで、相手も「返信しない」という選択を引け目を持たずに選択することができるので、負担を減らすことができます。
このような対応を取るだけでも無駄なメールのやり取りの回数を減らすことができるので、大きな時間短縮に繋がりますよ。
まとめ
今回お伝えした、仕事ができる人のメールのコツやマナー取り入れるだけで、仕事を効率化して仕事ができる人になっていくことができます。
メールがうまくできるだけで、間違いなく相手との仕事が円滑に進みますから、ぜひ参考にして自分のビジネスメールに取り入れてみてください。
ただしメールは対面で相手の表情を見ながら会話をするのとは違い、文章だけのコミュニケーションになるので誤解が生まれやすいものです。
メールで仕事を効率化することだけを考えていると、自分にそういったつもりがなくても、相手に誤解をされて失礼だと思われることもあるので、メールは慎重に作って読み返してチェックしてから送信ボタンを押すようにしましょう。
◎ ビジネスではメールの決まり事を知らないと、大きなトラブルに発展する可能性も！
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