あなたは毎日のメールチェックをどのように行っていますか？インターネットを使った業務が一般的になった今、効率的でお金もかからない電子メールは重要な連絡手段になっていますよね。そのため、「メールチェック」というのは必須の業務の1つになっています。
たしかに、外部や会社内からの連絡が回ってくるメールをしっかり確認するのは重要な業務の1つです。場合によっては、非常に重要な連絡がメールで回ってくることもあるでしょう。
しかし、その一方で、メールチェックは「お金を生まない」「利益を生まない」種類の代表的な仕事の1つでもあります。メールボックスと何時間も睨めっこしたところで、営業成績が伸びたり、売上が伸びたりすることはありませんよね。
そのため、メールチェックは重要な業務であると同時に、あまり時間をかけずに、効率的に、サクッと終わらせてしまいたい業務の代表でもあります。
そこで、今回は、効率的なメールチェックのやり方や方法、コツ、また、メールチェックを効率化する頻度など、あなたのメールチェックを効率化するためのさまざまな方法をご紹介していきます。
まずはパソコンやスマホのメールの通知、自動受信をオフにする
メールチェックを効率化させるためにやるべきことは、パソコンのメーラーやスマホのメールアプリ の通知、自動受信をオフにすることです。メールという連絡手段は「手紙」の延長にあるはずです。手紙というのは元々24時間365日、いつでも届くようなものではありませんよね。しかし、インターネットを使っているという性質上、メールは送信すれば次の瞬間には届いてしまいます。
しかし、基本的にメールで緊急を要する連絡をするようなことはありませんよね。どんな急用のメールだとしても、基本的に24時間以内に確認し、返信しておけば問題はないはずです。それ以上に緊急な用事なら、電話で追加の連絡をしたり、場合によっては、直接会いに行くという方法をとることだってできるはずですよね。
メールは届いたら、即レスポンス、そんな風に考えている人も大勢いますが、実はそんな必要はなかったのです。これで煩わしいメールの通知から解放されることができました。では、メールの通知、自動受信がオフになっている状態では、どのようにメールチェックをすればいいのでしょうか？
メールチェックの時間帯を決めて1日に3回程度までにする
せっかくメールの通知や自動受信をオフにしたのに、頻繁にメールチェックをしていては、意味がありませんよね。そこで、メールチェックする時間帯を決めてしまいましょう。
メールが届く度にチェックするというスタイルから、自分でメールチェックの時間帯を決めて、その時間にメールチェックをするというスタイルに変更するのです。そうすることで、メールチェックによって業務が中断されるということがなくなりますよね。
メールチェックをする頻度は人によってバラバラだと思いますが、1日に3回程度までにしておくのが理想的でしょう。始業時に1回、業務の途中に1回時間をとってまた確認をする、終業時に最後のメールチェック。どんなにメールが多くとどくビジネスマンでも、これくらいの頻度でメールを確認しておけば問題ないはずです。
ちなみに、仕事のメールを自宅でも確認できるという場合でも、就寝前、寝る前のメールチェックはやめておきましょう。仕事に関するメール、連絡を見てしまうことで、脳が覚醒してしまい、眠りにくくなってしまうからです。
メールチェックは返信作業やToDo処理と分けて行う
ここまで来たら、あとは実際にメールチェックを行う場合の注意点ですね。実際にメールチェックを行う時の注意点としては、メールのチェックをまとめて行い、メールへの返信や、メールを確認したことによって発生したやるべきこと、タスク、ToDoなどの処理は同時に行わないことです。
どういうことか、具体的に説明しましょう。
たとえば、上司からメールが来ていて、「●●の案件に関する資料、明日までにまとめておいて欲しい」という内容だったとします。そうすると、「明日までに資料をまとめる」というやるべきこと、タスク、ToDoが生まれますよね。しかし、このメールを確認した時から資料をまとめるという作業を始めてしまうと、その場でメールチェックが中断されてしまうことになります。
そこで、一旦メモや付箋、ToDoリストに「明日までに資料をまとめる」というタスクを追加しておき、まずはメールチェックを継続するのです。そうすることで、まずはメールチェックを全て終わらせてから、他の業務ややるべきことに取り組むことができるので、仕事が効率的ですよね。
メールの返信についても同様です。「このメールへの返信には時間がかかるな」そう思ったら、とりあえず「■■のメールに返信」というタスクをメモや付箋、ToDoリストに書き出しておいて、メールチェックを継続します。とにかく、今行っている「メールチェック」という作業・業務を中断しないことを最優先に考えていくのです。
しかし、中にはすぐに終わるタスクや、簡単に返信できるメールも存在しますよね。そのようなタスクやメールの返信は、先延ばしにせずに、すぐにやってしまうことが効果的になります。目安としては「2分以内」にできるタスクはメールチェックの最中に終わらせてしまった方がいいでしょう。
ちなみに、この2分以内というのは、タスク管理、ToDoの管理に使われる「GTD」という方法にある「その場でタスクを処理するかどうかを判断する基準」です。正確に2分で終わるかどうかは分からないと思いますので、この2分は正確な数値ではなく、「2分で終わりそう」という感覚で問題ありません。
まとめ
メールチェックは重要な業務であると同時に、お金は生まないというやっかいな業務です。いかに効率的にできるかがカギとなりますので、ぜひ、今回の記事を参考にしてみてください。
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