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忙しいサラリーマンの正しい時間管理の秘訣とは?

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仕事が忙しすぎて睡眠時間を削っている、いつも締め切りに追われている、などこのようなことで悩んでいませんか?多くの人は、仕事が忙しくいつも時間に追われているのかもしれません。仕事の量が多すぎてその仕事をこなしているうちに、あっという間に1日が終わってしまいます。毎日が充実しているようにも感じますが、自分の自由な時間が取れなくなり、精神的な余裕も無くなってしまいます。

このように時間に追われている人は、時間管理がしっかりとできていれば、趣味やスキルアップなどの時間も取れるようになります。そのように自分の自由な時間が取れるということは精神的に余裕を持つことができます。そうすると仕事に対しての意欲も高まっていきやる気も出てくるでしょう。時間に追われていても精神的に追い詰められるだけで何もいいことはありません。正しい時間管理ができていれば時間に追い込まれることもないでしょう。

正しい時間管理の秘訣とは?

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正しい時間管理をする方法としては、たったの4ステップだけです。

  1. タスクを洗い出す
  2. タスクの優先順位を決める
  3. タスクの期限を決める
  4. 実際のスケジュールに落とし込む

正しい時間管理の方法は、1から順番に行っていくだけです。そうするとやらなければいけないことが明確で具体的になります。なので一つのことが終わるたびに次はどうしようと迷うこともなくなりますので、作業がスムーズに進みます。そうすると効率的に作業を終わらすことができるのです。

時間管理は、ゴールまでの道のりを明確にすることです。例えば、初めていくところは、地図がないとどうやって進んでいいかわかりませんよね。しかし、道のりさえ明確になっていれば迷うことなく進むことができます。

実際の仕事でもやらなければいけにことがたまりすぎてしまうと、何からやっていけばいいのかわからずに、困ってしまいますよね。そうすると、何をしようかなと考えているといつの間に時間が過ぎていってしまい、無駄な時間を過ごしてしまいます。このようなことを避けるためにもやることをタスクにしてスケジュールに前もって落とし込んでおくことが大切なのです。

 

正しい時間管理するためのコツ

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タスクを洗い出す

多くの人は、自分が何をやるべきなのか理解していません。仕事がいつも行き当たりばったりなってしまい、目の前の仕事で精一杯になってしまいます。なので、一週間や1ヶ月でどれだけのやらるべきことがあるのか、全体像がわからないのです。毎日が行き当たりばったりで仕事をしていると重要な仕事をやるのを忘れてしまう可能性も高くなってしまいます。こうならないためにも、やるべきことをすべて紙に書き出して全体像を理解するところから始めなければならないのです。

タスクの優先順位を決める

やるべきことをすべて紙に書き出したら、次に優先順位を決定していきます。タスクには、重要性が高いものやすぐにやらなければいけないものなど、いろいろあると思います。なので書き出したタスクを一つずつ明確にしていくのです。

優先順位を決定するために、タスクは4つに分けることができます。「緊急で重要」「緊急ではないが重要」「緊急だけど重要でない」「緊急でもなく重要でもない」これら4つにタスクを振り分けます。「緊急で重要」のタスクは、真っ先にやらなければいけないタスクですね。「緊急ではないが重要」このタスクも重要になりますので忘れてはいけません。理想は、「緊急ではないが重要」に最も多くの時間をかけることです。「緊急ではないが重要」に力を入れることができれば将来的に大きなプラスになります。目先だけの仕事にとらわれていては、いつまでたっても成長することはできません。

「緊急だけど重要でない」になるタスクは、人間関係のタスクが多くなるはずです。「緊急だけど重要でない」タスクは、時間だけ取られる場合が多いので、断っても問題ないタスクであれば断りましょう。「緊急でもなく重要でもない」に当てはまるタスクは、全く不要なタスクです。行き当たりばったりで仕事をしている人の多くはこの「緊急でもなく重要でもない」に時間を割いているのです。なので不要なタスクに時間を取られないように注意しましょう。

タスクの期限を決める

タスクの優先順位を決めることができたら、それらのタスクを完了する期限を決めましょう。期限を決めなければダラダラして時間を無駄にしてしまいます。タスクの機嫌を決めるポイントですが、実際の期限よりも短く設定しましょう。例えば、3時間ほどかかるタスクであれば、2時間半で設定します。そうすると期限までに間に合わせようと意識するので仕事を早く終わらせることができます。

実際のスケジュールに落とし込む

タスクの期限が決まればあとは、スケジュールにタスクを落とし込んでいくだけです。優先順位と期限が明確になっているのでそれに合わしてスケジュールを組んでいきます。印を決めて終わったタスクに、付けていけばどのタスクが完了してどのタスクが終わっていないか進捗状況を確認することもできます。もし、予定よりも遅れているタスクがあれば、調整することもできます。そのためにも、1週間ごとに進捗を確認するようにしましょう。次々に新しいタスクが入ってくるはずなので、それらを加えつつ他のタスクと調整をしていく必要があります。

 

まとめ

正しい時間管理をする方法としては、たったの4ステップだけです。

  1. タスクを洗い出す
  2. タスクの優先順位を決める
  3. タスクの期限を決める
  4. 実際のスケジュールに落とし込む

 

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