毎日のタスク管理は、どのようにやってますか？付箋を使ったりメモ用紙にやることを箇条書きにしたりと方法は、人によってそれぞれだと思いますが毎日しっかりと管理できてますか？忙しすぎて忘れてしまったことがある人もいるかもしれません。ビジネスの効率をアップするサービスを提供するアメリカの企業iDoneThisによると、タスク管理のために作成したToDoリストの41％は未完に終わる、という調査結果があるのだそう。せっかくリストを作ってタスクを管理しているのに４割も達成できないと管理する意味がありませんよね。せめて７割は、完了したいところです。なので効率的なタスク管理方法をお伝えしていきます。
タスク管理の重要性
なぜタスク管理が必要かというとやること書き出して管理することで忘れることがなくなります。全てのタスクを頭の中ですべて覚えていればいいのですがちょっとしたことやふと思ってやらないといけないことが出で来た時、それらを全て覚えておくのは不可能です。ちょっとしたことでも書き出すことでリストとして残るので忘れることがありません。
しっかり管理できていると仕事も早く終わります。これは、なぜかというと自分自身のやるべきことが全て見えるようになります。そうすると今やるべきこと、その後でもいいこと、明日以降でいいことなど優先順位がつけやすくなるのでスムーズに仕事を進めることができます。そうすると仕事が進むのでやる気がでてスピードが上がるのです。また優先順位が高い仕事から始めるので他の仕事を先にやらないといけないなんてことがありません。
スケジュールが正確にわかります。これは、タスクをしっかりと管理することで１日の流れが把握できます。そうすると先読みができるのでしっかりと準備することができ仕事が停滞するなどのリスクを軽減できます。多少遅れてもやることがしっかりとわかっているので調整することができます。
タスクをリスト管理していると完了したタスクも残り目で確認できますのでその作業を振り返ることもできますし、完了してとゆう達成感が出て来ます。これは、小さな自信を積み上げていくのに最適です。
手帳でタスク管理する
タスク管理するときは、スケジュールが書き込める手帳を使っていくと良いです。まずはToDoリストは、見るのを忘れてしまう、どこかにしまいこんで確認をすることを忘れてしまう発生した順番で書くので整理しづらいなどのデメリットがあります。このデメリットをなくすためにスケジュールが書き込める手帳を使っていくのです。
スケジュール手帳に自分自身でタスクを書いていくのでしっかりと記憶に残りますし期日を明確にすることができます。タスクを完了するのを忘れてしまったなどToDoリストのデメリットがなくなります。手帳は、自分で使いやすいものを選んでください。
スケジュール手帳に書き込んでタスクが完了した場合は、完了したことがしっかりとわかるようにしましょう。例えば記入したタスクを線を引いて消すなどして未完のものとしっかり区別できるようにしてください。記入してタスクを塗りつぶしてしまうと後日、見返した時に何をやったかわからなくなるので線を引いて消すのをオススメします。
手帳でタスク管理のポイント
手帳でタスク管理していくときのポイントですがスケジュール手帳には、ほとんどの手帳には、時間軸があります。これがとっても便利なんです。これをうまく活用してタスク管理していくと効果的です。タスクにかかる時間がわかったら優先順位をつけて優先度が高いものから大体の時間でスケジュール手帳に記入していきます。そうするとスムーズな１日の予定が立てられます。
なぜ大体の時間で書き込むのかというとやってみないと正確な時間は、わかりませんよね。ぴったり時間で入れると遅れた場合それ以降の予定が全て遅れて取り返すのが難しくなります。大体の時間で書き込んでおけば多少遅れても取り返すことはすぐに取り返すことができます。予備のタスクを入れておくのもオススメです。これは、早くタスクが完了して時間が余った場合に予備のタスクを入れておけばそのタスクを進めていけるからです。そうすることで無駄な時間を減らすことができます。
終わったタスクには、時間を記入しておくと今後同じタスクが発生した時にある程度正確な時間がわかるようになるのでタスク管理の予定を管理する時に無駄な時間が減らせるようになっていきます。
まとめ
タスク管理は、スケジュール手帳で管理することをオススメしていますがデジタルツールを活用してもいいと思います。デジタルであればリマインダーやアラームなどの機能がついているのでとても便利です。スケジュール手帳で手書きで管理するのもいいですしデジタルツールで管理するのもいいと思います。人それぞれ自分にあったデバイスで管理しやすい方法でタスク管理をしていってください。
こんにちは。
私は営業マン時代は手帳で管理していましたが、ネットビジネス専業になってからはスマホのアプリだけになりました。
時間に追われることがなくなったので。
でも、予定がたくさんある人は手帳の方がいいですよね。
ありがとうございました。