仕事をしていると、いろいろな場面でメモを取る必要があります。多くの人は、メモを取っているはずです。しかし、メモを取ることは大事なことですが、メモを取るのに必死になりすぎていると、本当に重要なことを聞き逃してしまうことがあります。メモを取る機会が多い人は、一度くらいは経験があるのではないでしょうか。
取ったメモを、後で読み返したときに、自分でメモをしたにもかかわらず、何をメモしたのか書いてある文字が読めないこともあると思います。後で見返したときに分かりやすく、メモを取ることは、以外と難しいですよね。なので、後で読み返しても分かりやすい正しいメモの取り方を覚える必要があります。そうすると、メモを読み返したとき、しっかりと内容が理解できるので仕事も効率よくなります。このように仕事の効率を上げるために後で読み返しても分かりやすい効率のいいメモの取り方を紹介します。
メモを取ることのメリット
覚える必要がない
仕事でメモを取るときは、会議やプレゼンのなどが機会が多いと思います。会議やプレゼンの内容をすべて、覚えようとしても無理があります。印象があるところは覚えているかもしれませんが、多くの部分は忘れてしまいます。そのようなことにならないためにも会議やプレゼンの内容を覚えなくてもいいようにメモを取ります。そうすることで会議やプレゼンの内容を後からでもメモを確認すれば内容がわかります。
記憶することは、意外とストレスになるのでそういった労力は使いたくないですし、使う必要もありません。なので後からでも内容が確認できるようにメモを残す癖をつけた方がいいです。
ミスを防ぐことができる
自分の記憶を頼りに判断してしまうと勘違いや思い違いがあったときにミスしてしまう可能性があります。特に数字に関しての勘違いは注意しなければいけません。１００個注文するはずの商品を勘違いで１０００個も注文してしまったら大変なことになってしまいますからね。このようなことにならないためにもメモをのことしておくと間違いを防ぐことができます。
取引先との打ち合わせで約束することもあると思います。約束の時間も頭の中だけで覚えていると記憶違いがあって時間を間違えてしまうこともあります。そなると今まで少しずつ築いてきた信頼がなくなる可能性もあります。そうならないためにも約束の時間と場所などをメモしておくことは重要なのです。また、メモすることで確実に自分のスケージュルに前もって組み込むことができます。
なので日頃からメモをすることを習慣にしておくと仕事での勘違いや誰かに伝えないければいけない時もメモがあることでミスを大幅に減らすことができます。
あなたの話を聞いてますとアピールになる
メモを取るときは、相手の話をしっかり聞いきながらとります。そうすることで相手には、話をしっかりと聞いてますよというアピールになります。これは、意外と思うかもしれませんが重要なことです。メモを取らずにじっとして黙って聞いてる人がいると、本当に話を聞いているのかなと思いませんか？しっかりと聞こうとしているけどもアクションが何もないので相手は、話を聞いているのかどうか不安になってしまいます。メモを取ることは、相手に対して積極的に話を聞いてますよ思わせることができます。
効率よくメモを取るためには
紙にメモを取るようにする
デジタル機器が普及しているので、スマホやタブレットでメモを取る人も多くなってきています。しかし、スマホやタブレットにメモするよりも紙にメモした方が、記憶に残りやすくなります。しかも手書きでメモをする方が図を書いたり絵を描いたりすることができるのでスマホやタブレットに比べると自由度が大幅に高くなります。
また、人前でメモを取るときでは、スマホやタブレットでメモを取るよりも手書きでメモを取った方が印象が良いです。客先や取引先の相手の前ででスマホやタブレットを出すのは、あまり褒められることではないでしょう。頼りない人だという印象を与えてしまうksもしれませんので、ビジネスの場面ではできるだけ手書きのメモを使用するようにしましょう。
１件につき１枚のメモ用紙にする
メモを取るときは、１つの要件につき１枚のメモ用紙を使うようにしてください。そうすることで後で見返したときに分かりやすいです。隙間があるからといって同じメモ用紙にいくつのも要件が入っていると自分でメモを下にもかかわらず、どれがどれだかわからなくなり混乱してしまいます。
メモを取るときは、１つの要件につき１枚のメモ用紙を必ず守ってください。メモが取れるスペースがあってもそこにメモはせずに新しい用紙を使うようにしてください。
重要なことだけをメモする
聞いたことすべてをメモをしようとする人です。聞いたことすべてをメモすることは無理ですし、時間がいくらあっても足りません。すべてをメモしようとして、一番重要なことを聞き逃す可能性もあります。なので、メモを取るときは、重要なことにポイントを絞ってメモするようにしてください。会議やプレゼンで重要なことはまとめてあるはずです。ここで注意したいのがどの部分が重要かの見極めが必要になります。しっかりと見極めることができれば重要な部分を取りこぼしなくメモすることができます。
キレイな字でメモを取る必要はない
メモを取るときは、花石をしている相手のペースに合わせないといけないので、メモを取るスピードも重要になってきます。なので後で見返すときに分かりやすくしようとしてキレイな字で書いていると時間がかかるのでメモを取るのに時間がかかてしまいます。メモを取るときは、スピードが重要なのでキレイな字でメモをする必要はありません。重要な部分をメモするのが目的でキレイな字でメモを読みやすくするのが目的ではありません。自分が読めればいくら汚い字で書いても問題ありません。
まとめ
効率よくメモを取るためには
- 紙にメモを取るようにする
- １件につき１枚のメモ用紙にする
- 重要なことだけをメモする
- キレイな字でメモを取る必要はない
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