パソコンを全く使わない仕事をしている人は、最近ではかなり少数派になってきているかと思いますが、普段仕事で利用しているパソコンのデスクトップは定期的に整理整頓していますか？
デスクトップとはその名の通り、パソコン上で机の役割を果たすもの。
デスクトップ上に作業で使う資料を置いておくことで、資料を出す時にもフォルダを開いて探さなくてもすぐに資料を開くことができるので便利ですよね。
しかし、そのデスクトップも、以前使ったファイルをそのまま置いていたり、ごちゃごちゃにしてファイルを置いていると、どれがどの資料だったかわからなくなってしまって、資料を探す時に余計に手間取ってしまったりすることも。
また、これだ！と思って資料をメールに添付して送ったら、間違えたファイルを送ってしまっていた、、、ということもおこってしまいます。
デスクトップが綺麗に整理整頓できていない状態は、仕事で使うデスクの上が散乱している状態と同じで仕事の効率を悪くしますので、パソコンのデスクトップ上に、もう使わない作業終了済みの資料が置きっぱなしになっていたり、最近使わないショートカットなどが置き去りになっていないかをチェックし、パソコンのデスクトップをさくっと整理整頓して仕事の作業効率を上げていきましょう。
デスクトップが整理されている人ほど仕事ができる
会社の中で仕事ができる人のデスクは、いつも綺麗に整理整頓されているものですが、逆に仕事が遅かったり仕事のできない人のデスクは、資料や書類などが山積みにされていたりして散らかっていますよね。
仕事で使っているデスクもパソコンのデスクトップも全く同じことがいえて、フォルダやファイル、ショートカットなどのアイコンがずらりと並んだデスクトップは、あとで整理しようと、ひとまずデスクトップに保存したものが、どんどん蓄積されてしまい、本人もどこに何のファイルがあるのか探さないとわからない状態になってしまっています。
確かに、すぐ使うものならデスクの引き出しにいちいちしまうよりも、机の上に広げてあったほうがすばやく作業に取りかかれますが、何でもかんでも出しっぱなしにしていると、今度は逆に必要なものを探すのに手間取りますよね。
また、仕事で使っている机の上がごちゃごちゃしていて目の前に色々なものがあると、つい目移りしてしまったりして集中できなくなってしまったりします。
取り掛かっている作業に集中していても、ふと机の上に積まれた資料が目に入ってきたら、その資料のことも無意識に考えてしまうようになるので集中力が削がれてしまったり。
パソコンのデスクトップでも同じことがいえ、作業をしている最中にふとデスクトップにある作りかけの資料が目に入ってきたら、その作りかけの資料のことを考えてしまうので、今やっている作業に集中しきれなくなるのです。
デスクトップがごちゃごちゃしていると必要なファイルがすぐに見つからなくて、探し物をするという無駄な時間を使わなくてはならなくなりますし、必要なもの不必要なものが混ざっていたら、必要なものまで消去してしまうかもしれません。
ごちゃごちゃになっているデスクトップからファイルを探そうとすると画面を凝視するので目が疲れますし、探し物をするために作業をしていた集中力も途切らせてしまいます。
何より時間も無駄にしますので、仕事のできる人はパソコンのデスクトップは綺麗に整理整頓しているのです。
仕事の効率を上げるデスクトップ整理整頓術
不必要なファイルやフォルダは断捨離する
作りかけで放置しているファイルや、いつか役に立つかもしれないと思って保存したファイルは、ずっとデスクトップに置いていても、これから使うことはおそらくありません。
パソコンを買い替えたりした時に、こんなファイル置いておく必要なかったな、、、と思って削除するのがオチですので、デスクトップがごちゃごちゃな状態になってしまっているのであれば、思い切ってファイルを断捨離しましょう。
ごちゃごちゃのままのデスクトップを綺麗にしていくのは、すごく大変なことですが、一度スッキリ断捨離しておけば、あとは綺麗な状態をキープすればいいだけですので、精神的にも楽になります。
いつかいるかも、、、と思っているファイルは、いつまでたっても使いません。
まずはファイルを削除することから始めましょう。
デスクトップ上のフォルダは最小限に
デスクトップ上の断捨離がしっかりできても、そのまま油断していると、またすぐに元のごちゃごちゃ状態に戻ってしまいかねません。
そうしないためにも、デスクトップにいくつかのフォルダを作り、その中に作ったファイルを入れていくようにしましょう。
ポイントは、ファイルを直接デスクトップに置かない習慣をつけることです。
フォルダを作るとしたら、「作業中」「参考資料」「連絡待ち」など、自分が使いやすいようにフォルダを作って、このフォルダの外にはファイルを置かないようにする。
これだけで不必要なファイルはその都度ゴミ箱へ入れていくことができますし、簡単にスッキリとしたデスクトップを維持することができます。
ただし、フォルダの数を増やしすぎると意味がありませんので、デスクトップに置くフォルダは必要最小限にしましょう。
デスクトップの壁紙を整理整頓向けに変更する
デスクトップの壁紙は、初期設定のままの人もいれば、旅行先で訪れたお気に入りの場所の写真を壁紙に設定している人もいますよね。
もちろん自分のテンションの上がる写真を壁紙にして使うというのもいいのですが、デスクトップのフォルダを上手にはいちすることができる壁紙というものもありますので、それを利用してみるのも整理整頓の方法の一つです。
初期状態のように端から順番にフォルダをただ並べていくだけよりも、壁紙のデザインに沿ってフォルダを配置していくと、一目で何がどこに置いてあるのかが把握しやすくなります。
また、これ以上はフォルダを増やせないな、、、という気持ちも持ちやすくなりますので、デスクトップの整理整頓用の壁紙も使ってみてください。
例えばこのような壁紙です。
ダウンロードはこちら
→ http://i.imgur.com
ダウンロードはこちら
→ boyhumbug.deviantart.com
まとめ
仕事の効率を上げるための整理整頓は、とにかく視界に入ってくる情報を減らしていくことが重要です。
ごちゃごちゃしたデスクトップを整理整頓すると、大掃除が終わった時のようなスッキリとした感覚になることができ、思考も同じようにスッキリするので、仕事に集中できるようになりますし、やるべきことの抜けも無くなります。
仕事で使っているデスクと同様、パソコンのデスクトップもしっかりと整理整頓し、仕事の効率を上げて成果を出していきましょう。
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