仕事がなかなか終わらずに、「今日も残業になるんだな、、、」そう思った瞬間にうんざりしてしまう経験を持っている人は多いかと思います。
毎日が残業続きで仕事ばかりの生活を送っていては心に余裕が持てませんし、本来は誰だって仕事は定時で帰って友達と会って楽しんだり、家族との時間を大切にしたいと思っているはずです。
でも、残業をせずに仕事を定時で帰るために、仕事をもっと頑張って早く終わらせようと思っても、もうすでに目一杯頑張っているのに、絶対に無理ですよね。
では、残業は仕方ないことで定時に帰ることは諦めなければいけないのかというとそういうわけではなく、今まで以上に頑張らなくても、あることを意識すれば仕事は定時で帰ることができるようになるかもしれません。
そのあることとは「時間管理術」です。
仕事を定時で帰ることができず、毎日残業が続く人は、しっかりと時間を意識して仕事に取り組めていないから、だらだら長時間残業を続けることになっているのかもしれません。
しっかりと計画的に時間を管理すれば、このような事態を避けることができますので、今回は、定時内に仕事を終わらせるための時間管理術をご紹介します。
残業にうんざりしているのなら、ぜひ参考にして、定時で仕事から帰れるようにしていきましょう。
タスクを全て洗い出して把握しておく
自分の今日やるべき仕事、この1週間でやるべき仕事、今月中にやるべき仕事、、、
たくさんの仕事を抱えている中で、自分の中でタスクの整理がきっちり行えていますか？
タスクを整理して把握できていないと、今週やるべきことよりも今月中にやることを優先してしまったりするので、今週のやるべき仕事が間に合わなくなり、その結果として残業する必要が出てきてしまいます。
また、自分の仕事において本当にやるべきことがわかっていないと、求められたものと違う方向へ進んでしまう可能性もあり、タスク自体に振り回されてしまいます。
タスクを全て洗い出しておけば、やるべきことも明確になるのでクオリティーの高い仕事ができますし、それぞれの仕事の期限もわかるので、この1週間に何をしておかなければならないのか、そのために今日1日をどのように使うべきかを理解することができ、時間を無駄にすることなく効率的に仕事を進めることができます。
また、子供が夏休みの宿題をギリギリにならないと手をつけないことと同様に、大人も期限がまだまだあると思っていると、追い込まれるまで本来の自分の力を発揮できないものです。
残業を前提として仕事をしてしまっていると、どうしてもダラダラしがちになりますので、「何がなんでも仕事を早く終わらせ定時で帰る」という目標を立てて、自分をコントロールしていきましょう。
そのためにも、まずはタスクを全て洗い出し、今日やるべきことを明確にしておく必要があるのです。
スケジュールにはある程度の余裕を持っておく
アポイントメントの隙間時間にまで、びっしりとタスクを詰め込んでしまうと、トラブルが発生したり打ち合わせが長引いたりした時に、詰め込んでいたタスクをこなすために残業をしなければならなくなります。
急にタスクが追加になったり、突発的な想定していなかったようなトラブルは、仕事をしていると必ず起こってくるものですから、最初からタスクは詰め込みすぎず、ある程度の余裕をもってスケジュールを組めるようにしておきましょう。
想定外の出来事はいつどこでおきるかわからないので対処するのは大変ですが、想定外の作業が入る事を想定してスケジュールを組んでおくと、余裕があるため対処がしやすくなります。
スケジュールにある程度の余裕をもっておくことで、結果として仕事の効率も上がりますので、余裕は作っておきましょう。
また、タスクのスケジュール管理は1日単位で考えるのではなく、1週間単位での管理をするようにすると、「急な案件を優先して片付け、余裕のある日に今日のタスクを片付けよう」というように柔軟に対応できるようになります。
短期間の集中を繰り返して仕事を効率化する
タスクを把握してスケジュールを組んでいても、自分の仕事の効率が悪くてスケジュール通りにタスクが消化できていかなければ意味がありませんし、残業をしなくてはいけなくなってしまいます。
ですから仕事は効率よく進めていく必要があるのですが、そのためにポモドーロ・テクニックと呼ばれる、時間を短く区切って作業を行うことで集中力をアップさせ、作業の効率化を図る時間管理の方法が役に立ちます。
この時間管理術を使って仕事に取り組むことで創造力もアップすると言われており、実際にクリエイティブな仕事をしている人はよく取り組んでいるもの。
それに、取り組み方は簡単で単純なので、誰でも実践可能です。
まずはタイマーを25分にセットしタイマーが鳴るまでタスクに集中する。
そして、タイマーが鳴ったら5分ほどの短い休憩を取りましょう。
これを4回繰り返し行い、4回繰り返したら今度は15分～30分程度の少し長めの休憩を取ります。
基本的な流れはこの繰り返しです。
人の集中力は長く保つのは難しいもので、休憩を挟まなければ90分が限界だと言われていますし、集中力のピークは集中し始めて10分後から40分後までと言われていますので、集中力を保つためにも休憩を適度に挟んでいくことが重要なのです。
休憩なしで作業をすると、逆に効率を落とす事にもつながり、作業効率が落ちればスケジュール通りに作業を進める事ができません。
そのため休憩を必ず入れて、心と体を休める事も大事なのです。
ポモドーロ・テクニックを使って仕事に取り組んでいれば、仕事の効率が上がるだけでなく、注意力や集中力の基礎能力を上げる効果もありますので、ぜひ取り入れてみてください。
まとめ
自分自身の仕事のタスクを把握し、しっかりとスケジュールを管理すれば、あとは普段の自分の力を活かして仕事を効率よく進めていけば、誰でも残業を減らして定時で仕事から帰ることはできるはずです。
残業をぜずに仕事を定時で帰ることができるようになると、趣味や家族との時間、自分のスキルアップのための勉強と、様々なことに時間を有効活用できますし、何より心にゆとりが持てます。
今回ご紹介した時間管理術を実践し、効率的に仕事を進め、定時までにやるべきタスクを終えられるように徹底していきましょう。
◎ポモドーロテクニックを詳しく知ればパフォーマンスは何倍にもなります。
詳細はこちら
→ アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門
※ 関連記事、類似記事はこちら
→ 仕事の付き合いが面倒!職場の人間関係がストレスになった時の対処法
→ 体調管理も仕事のうち!簡単に休めない社会人の健康管理術とは
この記事へのコメントはありません。