時間を管理することはとても重要です。大切な時間を管理して効率的に使うために多くの人はスケジュールを立てています。しっかりとしたスケジュールを立てて時間を効率的に使っている人もいればスケジュールは立てるけどほとんどスケジュール通りに進まずに時間に合われて効率的に時間が使えない人がいます。スケジュールの立て方で時間の効率が大きく変わってきます。誰もが効率よく時間を使っていきたいですよね。効率の良いスケジュールの立て方を紹介していきます。
スケジュールを立てても効率的に時間が使えない人の特徴
スケジュールを立てても効率的に時間を使えない人には特徴があります。
- 立てたスケジュールが役に立っていない
- 無理やりスケジュールを詰め込んでいる
- 自分がどれだけの時間でどれだけのことができるか把握できてない
立てたスケジュールが役に立っていない
スケジュールを組みことが目的になっていて立てたスケジュールが役に立たない場合がありまあす。スケジュールを組んだら満足してそこで終わりにになっている人です。スケジュールは計画をスムーズに進め目標達成するために組むものです。目的が変わってしまているのでスケジュール自体がヤックに立たなくなってしまっています。
無理やりスケジュールを詰め込んでいる
やらなければいけないことが多すぎる人にあります。１日できる量は上限があります。それはわかっていてもできるはずのない量の予定を無理やり詰め込んでしまっています。全てのことを全てやろうとあれもこれもと手をつけていくと全てが中途半端になっていしまいます。スケジュールを詰め込んだところでできるようになるわけではありません。
自分がどれだけの時間でどれだけのことができるか把握できてない
自分のどれだけの時間でどれだけできるのかを把握していないとスケジュール自体が組めません。把握せずにスケジュールを組んでしまうと大幅に予定が遅れてしまったり３つのことをやらなければいけないのに１つしかできなかったりして立てたスケジュールが台無しになってしまいます。
効率の良いスケジュールを立てるためのポイント
効率の良いスケジュールを立ててスムーズに進めるためには完璧なスケジュールにしようとしないことです。いくらスケジュールをカペキ立てたところで遅れたり早く終わったり少なからず立てたスケジュールとは、ずれてきます。時には変更も必要になりますのでおおまかなスケジュールにしておきましょう。効率の良いスケジュルーを立てるにはポイントがあります。
どれだけの時間でどれだけできるか把握する
自分がどれだけの時間でどれだけできるか把握する必要があります。例えば１つ作るのに１時間かかるものを３個作るスケジュールを立てるとします。そうすると当然でですが３時間はは必要になりますよね。しかし自分がどれだけの時間でどれだけできるか把握していないと予定が立てれません。１時間でスケジュールを組んでも５時間で組んでもどちらのスケジールも崩れてしまいます。そうならないためにもどれだけの時間でどれだけできるかしっかりと把握する必要があるのです。時間を成果に把握すればするほど正確なスケジュールが立てれるようになります。
優先順位を決める
スケジュールは優先順位の高いものから先に組んでいかなければなりません。重要なことを先延ばしにするとやるのを忘れてしまったり期限に遅れてしまう可能性があります。なので優先順位の高いものを先に入れましょう。
優先順位は重要かつ緊急な作業、重要だけど緊急ではない作業、緊急だけど重要ではない作業、緊急でも重要でもない作業の４つに分けられます。優先順位が高いのは重要かつ緊急な作業で優先順位がもっとも低いのは緊急でも重要でもない作業になります。なのでスケジュールを組むときはまずは重要かつ緊急な作業のスケジュールを決めてその次に重要だけど緊急ではない作業→緊急だけど重要ではない作業→緊急でも重要でもない作業の順番にスケジュールを組んでいきましょう。その日に必要ないことは後日に回しても大丈夫なので無理のないスケジュールを組みましょう。
スケジュールを詰め込みすぎない
スケジュールを隙間なく詰め込んでしまうと予定がずれたときに調整ができなくなってしまいます。そうなると予定が全て台無しになっていしまいます。スケジュールは時間ぴったりには進みません。少なからずズレは出てきます。なのでスケジュールを立てるときは調整をできるように余裕を持って立てなければいけません。
スケジュール詰めすぎていると遅れたときにはスケジュールをずらさなければいけません。そのときに余裕がないのでその日のスケジュールだけでなく次の日やその次の日のスケジュールまで調整しないといけない可能性が出てきます。そうなるとスケジュールをずらすだけで大変な作業になってしまいます。そうならないためにも余裕を持って調整できるよなスケジュールを立てるようにしましょう。
まとめ
効率の良いスケジュールを立てるためのポイントは
- どれだけの時間でどれだけできるか把握する
- 優先順位を決める
- スケジュールを詰め込みすぎない
うまくスケジュールを立てることができれば時間を効率的に使うことができます。何よりも時間に追われることなく心にも余裕ができます。面倒だとは思わずにしっかりとスケジュールを立てましょう。
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