12月といえば、忘年会の季節。飲み会が好きな人にとっては楽しいイベントですが、お酒が飲めなかったり、人付き合いが苦手な人にとってはできれば避けたいイベントです。そんな忘年会の中でも特に避けたいと思うのが「幹事」ですよね。初めての幹事となれば、なおさら何をすればいいのか分からずに、大変なものです。絶対に幹事なんてやりたくない、そんな風に思う人もいるでしょう。しかし、幹事に任命されてしまえば、それはやるしかありません。
そこで今回は、初めての幹事に任命されてしまった人のために、幹事でやることとは何か。幹事は何をすればいいのかを紹介していきます。ざっくりと、分かりやすく説明していきますので、短時間で幹事の大まかな仕事を理解することができるはずです。ぜひ、参考にしてみてください。
忘年会幹事の仕事その1：予約に必要な情報を集める
忘年会の幹事になったら、最初に忘年会の会場を予約するために必要な情報を集めましょう。多くの場合、居酒屋を予約することになると思いますので、必要な情報として考えられるのが、「なんとなくの人数」「1人あたりの予算」「日程」この3つになるはずです。順番に説明していきましょう。
まずは、なんとなくの人数です。人数が分からなければ、お店としても、どのくらいの広さの席が必要なのかが把握できないので、予約することができません。しかし、多くの人は、予定が定まらず、参加・不参加が当日近くにならないと分からない場合が多いと思います。そこで、だいたい何人くらい、一番多くて何人、という情報を把握しておきましょう。例年の参加状況や、普段のメンバーのイベント参加への積極性などを考えることで、全体の何パーセントが参加しそうかを把握することができるはずです。
次に、1人あたりの予算です。若いメンバーが多ければ予算を安く抑える必要が出てくるはずです。逆に、ある程度年齢層の高いメンバーが中心となるなら、ある程度予算を上げてでも、落ち着いたお店を予約する必要性が出てくるはずです。予算を把握することで、お店や料理の内容などを決めることができます。
そして、日程の決定です。当たり前ですが、日付が決まらなければ忘年会をすることもお店の予約をすることもできません。日程は早い段階で決めておくようにしましょう。
忘年会の幹事の仕事その2：お店を仮予約しておく
次に、お店を予約しましょう。しかし、ここでお店の予約を確定させることはできません。人数が未確定ですし、変更事項が出てくるかも知れません。そのことをお店側に伝えて予約を入れるようにしましょう。この時に大切なことは、いつまでに正確な予約の情報をお店に伝えるのかをはっきりさせておくことです。料理の内容や座席の準備がありますので、必ず当日になる前に正確な情報をお店に伝えるようにしましょう。
お店に正確な情報を伝える期間の目安としては、1週間前から前々日と考えておきましょう。料理にこだわっているお店の場合、食材の下準備や仕入れの関係から、前日の連絡では間に合わない場合があるからです。遅くとも前々日までには何人分の料理が必要なのか、何時に忘年会を開始できるのかをお店側に伝えておくようにしましょう。
忘年会の幹事の仕事その3：忘年会への参加・不参加の募集をする
お店を決めたら、正式に忘年会への参加募集を始めましょう。お店の場所・1人あたりの会費・集合時刻を明記したメールなどで募集を始めます。必ず期限を決めて、参加・不参加を確定するようにしましょう。
この時のポイントとして、お店の場所へのアクセスを明記しておくと親切でしょう。最寄り駅はどこなのか、徒歩どのくらいの場所なのか。他にも、終電の時間を書いておくと親切になるでしょう。
また、幹事側の仕事を楽にするためにも、参加・不参加を確定させることができるような募集方法を取りましょう。期日までに連絡がなかった場合、強制的に参加、または不参加として扱うように決めておくといいでしょう。そうすれば、募集の期日には必ず正確な参加人数がきまるので、お店への連絡もしやすくなるはずです。強制参加にすると、会費のことでトラブルになる可能性もありますので、この決まりを作る場合には不参加扱いにする方がいいかもしれませんね。
まとめ：幹事のやるべき仕事【先日までの準備編】
幹事の仕事というと、何となくやることが多いように感じてしまいます。しかし、大きくまとめると、このようにシンプルなものです。人数、予算、日程を決める。お店を予約する。実際に募集する。確定した人数をお店に伝えて予約を確定させる。これだけにまとめることができます。
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