突然任された忘年会の幹事。前日までの準備はしっかりと終わらせた。残るは当日、スムーズに忘年会を進行していくことです。今回は忘年会の幹事を任された場合、当日はどんな動きをしていけばいいのかをまとめてみました。分かりやすく、簡単に、大まかな忘年会幹事の仕事をまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
忘年会幹事の当日の仕事その1：早めに到着して席の準備をしておく
当日は早めに予約したお店に行き、席順を決めたり、座席の準備をしましょう。当日になって急に人数が増えたり減ったりということもあるはずです。事前にお店に連絡しておけば対応してくれる場合もありますが、当日になっての急な人数変更があった場合には、早めにお店に行き、スタッフさんと相談しながら座席を準備しましょう。
また、誰がどこに座るのか、席順を決めておくことも必要になります。会社での飲み会などの場合、しっかりと上座、下座を把握しておくことが必要になります。親しい仲での飲み会の場合でも、ある程度の席順を決めておくと楽しい会にできるはずです。仲の良い人たちだけが固まるような席順位してしまうと話に参加できない人が出てくる可能性もあります。偏りない席順を決めておくのがいいでしょう。参加者が到着したらスムーズに着席できるように、席順をあらかじめ決めておきましょう。
忘年会幹事の当日の仕事その2：お会計をスムーズに進める
忘年会が無事に終わったら、お会計をするのも幹事の仕事になります。あらかじめ会費を連絡しているはずですので、多くの人は会費ちょうどになるようにお金を持ってきているはずです。しかし、中には一万円札を出してきたり、お釣りが必要になる人もいるはずです。そんな時のためにも必ず小銭や千円札は準備しておくようにしましょう。お会計をスムーズに行うことも幹事の大切な仕事になります。
また、お会計の際に注意したいのが、追加のオーダーによって料金が変わってしまう場合です。早めに到着したメンバーが単品でドリンクを注文していた。コース料理だけで足りなかったので、追加の料理をオーダーしていた。このような場合には追加料金が発生してしまいますので、その分のお金を集める必要があります。単品でドリンクをオーダーしている場合には本人から。全員で料理を追加オーダーした場合には割り勘で会計をしましょう。
忘年会幹事の当日の仕事その3：全員がスムーズに帰れるように帰宅の手配をする
無事に会が終わり、お会計も問題なく済んだ。これで終わり…ではありません。全員が問題なく帰宅するまでが幹事の仕事になります。最寄り駅までの道のりや終電の時間をしっかりと把握しておきましょう。また、タクシーで帰宅する人がいる場合には、何台のタクシーが必要なのかを把握しておき、忘年会終了後にすぐに乗車できるように手配しておきましょう。
二次会を行う場合も、スムーズにお店を出て次の会場に向かいましょう。忘年会で座席を予約した場合、多くの場合は時間制での予約になっているはずです。いつまでも席に残っていたり、会場となった店の前に溜まっていては周りの迷惑になってしまいます。電車で帰宅する人、タクシーで帰宅する人、二次会に参加する人、全員がスムーズに動けるように手配をしておきましょう。
また、中には羽目を外して飲み過ぎて体調を崩す人も出てくるかもしれません。お酒の席では想定できる事態ではありますので、しっかりと介抱して、スムーズにお店を出れるように準備しておくとスマートかもしれませんね。
まとめ：忘年会幹事の仕事【当日編】
忘年会幹事の当日の仕事は、とにかくスムーズに進行をしていくことです。席順が決まらなければ参加者さんのイライラが溜まっていきますし、時間通りに開始して終了できなければお店にも迷惑がかかってしまいます。そこで大切になるのが、幹事の段取り、事前の準備となっていきます。
しっかりと準備さえできていれば、当日の流れはスムーズに進めることができるはずです。当日になる前に、できる限り準備をしておきましょう。そして、当日は想定できるトラブルを考えておき、みんなが楽しく過ごせるように進行していくのが幹事の大切な仕事になります。
大切な事前の準備に関しては、以下、初めての忘年会幹事！やることは？何をすればいいの？【前日までの準備編】の記事を参考にしてみてください。
初めての忘年会幹事！やることは？何をすればいいの？【前日までの準備編】
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