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ミーティングや打ち合わせに必須となる3つの必要な持ち物

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ミーティングや打ち合わせに行く際の持ち物って少し迷っちゃいますよね。もちろん、大切な話をする可能性がありますので、しっかりと話の内容を記録するための持ち物があった方がいいのですが、具体的には何を持っていけばいいのか分からず、なやんじゃいますよね。そこで、今回は、ミーティングや打ち合わせに必要な持ち物をご紹介していきます。

ミーティング・打ち合わせの内容を正確に持ち帰ることが最優先

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ミーティングや打ち合わせの目的と言えば、各自の持っている情報の共有や何かを決定するために行われますよね。そこで大切なのは、共有した情報や、決定した事項の内容を正確に持ち帰り、自分の仕事に活かしていくことですよね。

どんなにミーティングや仕事が盛り上がっても、その内容を持ち帰って、仕事に活かすことがなければ、なんのために行ったのか、意味がありませんよね。

せっかく重要事項が決定しても、そのことをしっかりと持ち帰れず、仕事に取りかかった瞬間に「あれ?さっきのミーティングの内容って、、、」なんてなってしまっては最悪です。

そんな状況になることを防ぐためにも、必ずミーティングや打ち合わせの内容を記録して持ち帰り、自分の仕事に活かすための準備が必要になります。

ミーティングや会議の資料が用意されているとは限らない

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場合によっては、書類やスライド、電子ファイルなど、ミーティングや打ち合わせの内容に関する資料が用意されている場合もあるかもしれません。

その場合は、必要なことだけをメモしておけば、後から資料を見直せば、ミーティングや打ち合わせの具体的な内容は振り替えれますので、非常に便利ですよね。

しかし、資料が絶対に用意されているとは限りません。むしろ、用意されていないことの方が多いと考えておいた方がいいでしょう。そうなってくると、必要になるのは打ち合わせ全体を記録するための準備になります。

今回は、そのために必要な、ミーティング・打ち合わせに必須の持ち物を3種類、ご紹介していきます。基本的に簡単にそろえられたり、既に持っている物がほとんどだと思いますので、ぜひ、参考にしてください。

ミーティングや打ち合わせに必須となる3つの必要な持ち物

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ミーティングや打ち合わせに必須となる必要な持ち物1:手帳など、カレンダー付きでメモできるもの

やはり、紙のメモは必要不可欠です。ICレコーダーや動画でミーティングや打ち合わせを記録する場合もありますが、電子機器NGという場面も少なからずありますし、機密事項を打ち合わせる場合には、やはり録音、録画はできません。

そうなると、紙のメモを利用して記録していくしか方法はなくなってしまいます。

もちろん、普通のメモ帳を使っても良いのですが、おすすめなのは、いわゆるスケジュール帳など、日付やカレンダーに記入ができる物です。

日程が決まっているプロジェクトなどの決定事項があった場合には、時系列でメモすることができて、しかもそれを視覚的に把握することができます。そのため、あとから見返すときに非常に楽になるのです。

ミーティングや打ち合わせに必須となる必要な持ち物:ICレコーダーやデジタルカメラ

ミーティング、打ち合わせの内容が録音、撮影、録画など出来る場合には、迷わず行うようにしましょう。全体の内容などの記録を録音や録画に任せることによって、メモを取る量を減らすことができるようになり、ミーティングや打ち合わせに集中して参加できるようになります。

また、全体のメモを取る必要がありませんので、特に重要だと思われる部分だけをピンポイントでメモを取ることができますので、その後の仕事にもしっかりと活かすことができますよね。

録音や録画が出来る場合には、必ず記録しておくようにしましょう。

ミーティングや打ち合わせに必須となる必要な持ち物3:パソコンやスマートフォンなど検索ができるもの

ミーティングや打ち合わせの最中に、疑問点や不明な問題が出てくることもあると思います。そんな場合備えて、すぐに情報を検索できる状態を準備してミーティング、打ち合わせに望むようにしましょう。

今の時代なら、基本的にパソコンやスマートフォンの持ち込みNGというのは、よほどの機密事項を扱わない限りありえないと思っていいはずです。

そして、パソコンを持ち込む場合には、インターネットがつながるかの確認もしておく必要があります。ミーティングや打ち合わせの会場となる場所がインターネット接続できない場所の場合、自分自身でインターネット回線を用意しておく必要があります。

スマートフォンを利用したテザリングなのか、モバイルルータを利用してインターネット接続するのか、しっかりと手段を考えて持ち込みましょう。

インターネット検索ができないばかりに、その場で調べれば解決する問題が後々に持ち越しになってしまうのは非常にもったいないです。

ミーティングや打ち合わせで進められるところまで話を進めて、その後の仕事では自分のやるべき仕事に専念できるように、解決できる問題はしっかりとその場で解決してしまうことが大切になります。

まとめ

ミーティングや打ち合わせはそれ自体が目的ではありません。何かしらの事業を成功させるなど、他に目的があり、その目的を達成させるための手段に過ぎません。

ミーティングや打ち合わせだけに時間や労力を割くことがないように、しっかりとやるべき準備をして、ミーティングや打ち合わせに望むようにしましょう!

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