毎日忙しい日々を過ごしていませんか？やらなければいけないことが多すぎて全てを終わらせることができる日はありますか？いくら時間を使ってやったとしても終わらせることができた日があるという人の方が少ないのではないでしょうか？１日は社会的地位がある人でも一般のサラリーマンでも２４時間と決まっています。頑張って満足感を得るだけでは意味がありません。時間を効率的に使って成果を上げていかなければなりません。そのためにはタイムマネジメントが重要になってきます。時間を効率的に使うためのタイムマネジメントの方法を紹介していきます。
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントという言葉は聞いたことあるけどなんとなくしかわからないという人もいるかもしれません。タイムマネジメントとは、時間管理とは違い時間の計画を立てて実行し仕事を効率よく進めるためのスキルです。タイムマネジメントはスキルなのでやれば誰でも効率的に時間を効率的に使うことができるようになります。
タイムマネジメントの基本とは
タイムマネジメントの基本はToDoリストを作成することから始まります。ToDoリストを作成すればやることが見えてきます。ToDoリストは毎日やって１日のスケジュールを組んでいきましょう。これはその日の朝でなくても前日の夜にToDoリストを作成してスケジュールを組んでも構いません。
ToDoリストを作成してスケジュール組む手順を紹介します。
- やることを全て書き出す
- 優先順位をつける
- スケジュールを組んで実行する
まずは、やることをどんどん書き出しましょう。ポイントは自分自身がやらなければいけないと思ったことを全てのことを書き出すことです。次に優先順位ですが、「緊急かつ重要なもの」「重要だが緊急ではないもの」「緊急だが、重要ではないもの」「緊急でも重要でもないもの」という４つに分けることができます。優先順位をつけるときのポイントは本当にやらなければいけないのかどうかを判断することです。すぐにやる必要がないものを今日のスケジュールに組み込む必要はありません。ToDoリストでやるべきとして出したタスクも優先順位によってはやらなくてもいいと判断することも重要です。優先順位がついたら後はスケジュールを組んで実行するだけです。
新しい予定が入ってきてスケジュールが思い通りに進まないことはよくあることです。そんな時はToDoリスト作成に戻りましょう。もう一度しっかりと洗い出していきましょう。そこでやるべきこと、やらなくていいことを判断していきます。ここで注意したいのが時間があったらやりたいと曖昧なToDoリストを入れないことです。このようなToDoリストを入れていくと整理できなくなります。
タイムマネジメントの５つコツ
余裕のあるスケジュールを組み立てる
スケジュールを組んだからといって必ずスケジュール通りに進むとは限りません。順調に進んで早く終わるのはいいですが遅れてしまう場合も出てきます。スケジュールを余裕なく組んでいると遅れてしまった時に対応できなくなってしまいます。遅れてしまったタスクが未完で次のタスクに進むのか大幅にスケジュールを遅らすしか無くなってしまいます。もし何か起こって遅れても対応できるように余裕を持ったスケジュールを組みましょう。そうすることで時間的にも精神的にも余裕を持った状態で仕事が進められます。
重要度の高いことは先に片付ける
仕事を開始する時は脳が疲れていないのでスッキリしているはずです。重要度が高い仕事は基本的には頭を使う仕事が多いです。頭がスッキリしている時間に考える仕事や重要で意思決定が必要な仕事を入れていきましょう。また人の集中できる時間にも限界がありますので時間がかかる重要な仕事は適度に休憩を入れながらやっていきましょう。そうすることで効率をあげていくことができます。
期限の設定は短めにする
人は期限を設定すると設定した時間全てを使ってしまいます。例えば今やっている仕事５日でできるが余裕を持って期限を１週間後に設定します。そうすると完成も１週間後になってしまいます。本当は５日でできる仕事も必要以上に長く期限を設定してしまうとその設定した時間の全てを使ってしまいます。なので期限の設定は短めにしなければならないのです。
タスクを細分化する
長期間かかる仕事は終わりが見えません。ゴールが遠すぎると途方に暮れてやる気も無くなっていしまいます。そうならないためにも長期間かかる仕事は細分化していきましょう。１ヶ月かかる仕事は、１週間、３日、１日とやることを細かく分けることができます。そうやって少しずつ進めていきましょう。そうする進捗状況によって見直しをすることもできます。もしタスクを変更しなければいけない時も細分化しているば変更が必要なところだけを見直せばいいのです。
すぐに終わるタスクはその場で終わらせる
ToDoリストを作成していると５分もかからずに終わるタスクが出てくることもあります。そのようなタスクはその場ですぐに終わらせましょう。後回しにしてしまうとたまってしまい必要以上に時間が取られる可能性があります。
まとめ
タイムマネジメントはスキルなのでやれば誰でも身に付けることができます。なので基本とコツさえ意識してやっていけば身につくはずです。そうすれば時間に追われることなく仕事を進めることができるようになっていきます。
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