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ビジネスの効率を最大限にするPDCAサイクルとは?

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PDCAサイクルという言葉を聞いたことはありますか?ビジネスでよく使われる言葉ですが言葉は聞いたことあって、なんとなく知っているという人もいるのではないでしょうか。PDCAサイクルの意味を理解していても、どのように使っていいかわからない人もいると思います。そのような人のためにPDCAサイクルについてお伝えしていきます。

 

PDCAサイクルとは

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Plan(計画)

目標を設定し、目標達成のために何をするべきか仮説を立てていきます。何をするのか・誰に対してするのか・なぜするのか・どのくらいの量を行うのか・いつまでに行うのかなど細分化していきます。ここで5W1Hを活用していくとわかりやすくなります。

Do(行動)

Planで立てた計画を具体的な行動に移していきます。計画したことを意識して結果が分かるように時間を測る・数を数えるなど数値化して目に見えるようにしていくと以降のCheckやActionがやりやすくなります。

Check(検証)

計画を立てた通りに実行が出来ていたのかを検証することです。実行した結果を良し悪しを判断していきます。その時に、実行で数値化したデータを付けておくと具体的根拠ができるので検証の正確性が出てきます。

Action(改善)

反省点を踏まえ必要に応じて修正を加えていきます。実行した結果、この計画を続けるか・止めるか・改善して実行するかなどを、この段階で考えます。この時に、次のサイクルはPlanで計画を見直して立て直していきます。なのでPlanを意識して考えることが重要なポイントです。

PDCAはPlan、Do、Check、Actionの頭文字をっとています。Plan→Do→Check→Actionのサイクルで順番に回していきます。Actionまで来たら再びPlanに戻ります。これを繰り返していき継続的に改善をしていくことが可能になりより良いサービス、商品になっていきます。注意したい点はPlanの計画の部分に重点を置きすぎて計画を完璧に作ろうとしてしまうと準備に多くの時間を費やしたりお金をかけすぎたりしまうことがあります。PDCAサイクルを回して計画も改善していくので最初から完璧な計画を作る必要はありません。

 

多くの人がPDCAサイクルを回せない3つの理由

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なぜ多くの人はPDCAサイクルを回せないのでようか?その理由は主に3つあります。

PとDはあるけどCとAがない

PDCAがうまく回せない人の多くがこの傾向にあります。計画立てたら後はひたすら行動するだけ、計画を立てて実行はするが検証、改善をすることはせずに自分の願望で計画を立てて行動に移す人がいます。願望と現実では大きな差が出ます。この大きな差を埋めなければいけません。しかしこのような人たちは差を埋めるために思いつきで行動して埋めようとします。結果を検証、改善をして良い結果にしょうとしているのではなく思いつきで計画をその場で変更しているだけです。

CとAを急ぎすぎる

行動をしながら検証、改善をしていいかなければ今の時代の流れが早く業種によっては遅れをとってしまうかもしれません。しかしこのようなサイクルだと十分に検証する時間が取れずに結果、改善も中途半端になりしっかりとした計画が立てれなくなるという悪循環になっていく可能性があります。このように成果を早く出すためにCとAの部分を急ぎすぎるとしっかりとPDCAサイクルを回すことができなくなります。このように急ぎすぎているのが続くと大幅な変更が頻繁にあったりして計画自体が全く違うものに変わってしまいます。そのようになると検証してもデータが取れなっくなってしまいます。

計画倒れしてしまう

計画倒れになってしまうのは、検証、改善、計画に時間を使いすぎて実行することなく終わってしまい計画自体がなくなってしまいます計画をうまく進めようと検証に時間がかりすぎて計画自体が古くなってしまうこともあります。うまくいくと立てた計画も実際は、行動しないとうまくいくかいかないかはわかりません。全く見当違いの場合もあります。1度、計画を立てただけで成果が出ることはまずないでしょう。最初は間違っていて当たり前と考えていないとPDCAサイクルはうまく回せません。

PDCAサイクルをうまく回すためには?

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PDCAをうまく回すためには3つのコツがあります。その3つのコツを紹介していきます。

 

目的と目標を明確する

PDCAサイクルでは、目的と目標は一番重要になります。目的と目標を明確にしていないとしっかりとPDCAサイクルを回せません。目的と目標を明確にすることは何をするのかしっかりと把握できるので目標に向かってPDCAサイクルが回せます。そうすることで結果にも結びつくのです。

 

検証は定期的にする

定期的に検証することで進捗状況の確認をします。確認するだけでなく次のサイクルの改善に繋がるように意識して確認してください。検証を定期的に行うことでPDCAサイクルも継続することができます

 

数値化をして目に見えるようにする

目標や進捗状況、結果など数値化できるものは数値化しておきましょう。そうすることで変化に気付きやすくなり今の状態を具体的に分析できます。そうすると改善前と改善後の比較ができさらに改善点が見えてより良いものになっていきます。スムーズにPDCAサイクルを回していくには数値化が非常に有効です。

 

 まとめ

PDCAサイクルは製造業だけ使われていると思われがちですが、全業種に有効な手段です。今ではPDCAサイクルを取り入れてないと成果を出すのは難しいでしょう。またPDCAサイクルはビジネスだけでなく普段の生活にも有効です。是非取り入れてみてはいかがでしょうか。

 

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