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仕事を効率化しストレスなく生産性を向上させる方法

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毎日の目の前の仕事をこなすのに必死になりすぎて、忙殺されている。
仕事をもっと効率よくやりたい!

そう思っているビジネスマンは多いのではないでしょうか。

少しでも早く進めないと全然終わりが見えないし、
そんな状態で毎日を過ごしていたら精神的な余裕がなくなってきます。

ちょっとでも効率良く仕事が進めれるようになったら、かなり楽になりますよね。

どんな人でも時間は1日に24時間しか使えませんが、
その同じ時間の中でも、圧倒的なスピードで仕事をこなしていける人と、
ただ忙殺されて追い込まれている人では何が違うのでしょうか。

効率よく仕事を進めていくことができればストレスも軽減されますし、
自分がじっくり時間をかけたい仕事や
読書をしたりするなど、情報をインプットする時間を確保することもできます。

だから、日々の業務に忙殺されてしまっている人は、
仕事の効率化をちゃんと考えるべきです。

今の業務でいっぱいいっぱいになっているようでは、
仕事量を増やして成果をだしていくことはできませんからね。

そこで今回は、仕事を効率化して、今までと同じ時間で仕事の作業量を増やし、
なおかつストレスを軽減するために必要な思考法をお伝えします。

 

1~10まで考えない仕組みを作る

 

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文章を作るには、大変な時間と労力が必要ですが、
いくつも文章を作っていると、だいたい自分の作る文章が
何パターンかに分けれることに気付くかと思います。

そこで、過去の文章を使って、いくつかのパターンを
テンプレート化しておきましょう。

似たパターンの文章を作るのに、
毎回1から考えて作っているから効率が悪く仕事が遅いのです。

テンプレートを作ってしまって、1~10まで考えていたものを、
5~10考えるだけで文章を書き終えることができれば、
今までの半分の負担で書き上げることができるわけです。

そうすればストレスなく仕事量を増やせますよね。

人が1日に考えることができる量は、無限ではありませんし、
考えれば考えるほど、疲労は蓄積されていきます。

だから毎日の仕事でテンプレート化できるものはテンプレート化して、
できる限り思考をしなくても良いようにすることが必要です。

本当に必要なことに考える力を注力し、
そうする必要のないものにはなるべく頭を使わないようにしましょう。

とにかくテンプレート化できるものはどんどんテンプレート化していって、
毎回1~10まで考えないようにすること。

スピード重視で取り組めるようにしましょう。

 

自分のスケジュールをしっかり管理する

 

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スケジュールを管理することは、仕事を効率的に進めるために必ず必要なものです。

スケジュールを管理するポイントは大きく3つに分けられます。

・予定を詰め込みすぎない
・仕事もプライベートも含めたすべての予定を一括で管理する
・自分の作業にかかる時間を正確に把握しておく

この3つのポイントを心がけてスケジュールを管理すれば、
仕事の効率は大きく改善します。

スケジュールを見えるようにすると、
自分が今やるべきことは何なのかがわかりますし、
この仕事を終わらせるのにあと何時間かかるかがわかれば、
それに合ったペースで仕事を進めていくことができます。

なんとなく頭の中だけで考えながら仕事を進めていくのと、
スケジュール帳などに書き込んで予定や計画が見えるようにして取り組むのでは、
仕事に着手するスピードや順序が変わってきます。

一度しっかりスケジュールを管理してから、仕事に取り掛かりましょう。

そうすれば、自分の好きに使える時間も増え、
プライベートも充実させることができるでしょうし、
生活がより充実したものになります。

 

時間を区切ることを意識する

 

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仕事は長時間すればするほど、
多くの仕事ができると思っている人には意外に思えるかもしれませんが、
時間は細かく区切ったほうが時間に対する意識が生まれ、
ダラダラ長時間取り組むよりも集中力があがります。

たとえば参考になりそうな資料や情報を探すとき、
その探す作業にかける時間を最初に決めてしまっておきましょう。

なにか作業に取り組んでいるときには、
休憩したいなと思うときがでてくるかと思いますが、

「ここまでできたら休憩しよう」と
作業の区切りの良いところで休憩をとりがちです。

でも、そうではなく、1時間なら1時間と時間を最初に区切っておいて、
時間がきたら中途半端な状態でもなんでも、そこで休憩する。

そうすると、どうすれば1時間で作業を終えることができるのかを
脳は真剣に考えて行動してくれます。

そもそも、人間の集中力は45分程度が休憩なしで集中しきれる限界ですから、
強制的に休憩を挟むということは
仕事を効率よく行っていく上でも重要なことなのです。

時間に制限をかけて、作業のスピードを上げていきましょう。

 

まとめ

 

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目の前の仕事をこなすのに時間が足りなくて、てんてこ舞いになっているのは、
効率よく仕事をこなしていける仕組みを準備していないからです。

仕事を効率化していき、自分の生産性を向上させていきましょう。
 

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