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時間の管理で効率を上げる8つのポイント

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仕事をしていて気づいたらもうお昼になっていたなんてことありませんか?しかも、そんな時に限って仕事が全然捗っていない…計画通り進まずに焦ったりします。しかしなぜこんなことになるか考えたことありますか?

時は、金なり!という言葉あるくらい時間は、大事なものです。時間をコントロールできれば生産性も上がります。そこで重要なのが時間管理です。

そもそも時間管理とは何?

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1日24時間は、誰もが同じですよね。5分も皆同じです。時間の感じ方が違うだけで実際には、時間自体は、管理できませんしどんどん進んでいきます。では、何を管理するのか?自分の行動やです。例えば仕事の時間が8時間の人は、その仕事の8時間の自分の行動を管理します。そうすることで時間が有効に使えるようになります。では、時間を有効に使うためのポイントを紹介していきます。

 

時間に対する考え方を変える

 

時間は、大切という考えを持つことです。時間は、浪費ではなく投資です。すべての人に同じようにありますが使い方で大きな差が出てきます。時は金なり、タイムイズマネーです。

無駄な時間を見極める

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1日の中で必ず無駄な時間は、存在しますが余暇の時間が無駄な時間かといばそうとは言い切れません。自分の楽しみや読書、仕事につながる勉強など自分自身のために使える時間でこの時間がないとストレスもたまってしまいますので必要になってきます。

無駄な時間は、目的もなくダラダラとしている時間です。例えば、テレビを見る時間です。この番組が見たいと思ってテレビを見るよりなんとなく見てる人の方が多いのかなと思います。こうして自分の行動を思い返してみると実は、無駄な時間は結構あります。

無駄な時間があるどうか知る方法は、毎日の自分の行動をメモすることです。できれば1時間ごとに記入しこれを数日続けると目に見えてはっきりしてきます。

 

時間短縮をする

 

今まで30分かかっていたこと15分にすると時間短縮になりますがツールを使うのかスキルを上げるのか手順を見直して簡略化するかなど様々な方法があります。

例えば駅から仕事場まで歩いて15分かかるところを早歩きをして10分で到着すれば5分の時間短縮ですよね。身近なところでも時間短縮は、可能で今は、パソコンは、ビジネスマンにとって必須のアイテムです。パソコンで効率よく作業するためには、ショートカットキーを使ったり作業が簡略化できるソフトを使ったりタイピングスピードを早くして自分のスキルを上げるなど様々な方法を駆使して時間短縮する場合もあります。

 

タスク管理をする

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まずは、タスクリストを割くせするのがオススメです。やるべきタスクがわかれば、どれだけ時間をかけていいかわかるようになります。やることがわからないとどのように行動していいのかわからず行き当たりばったりになり、時間ばかりが過ぎて何も進みません。

タスクに時間を割り当てる時の注意事項ですが○時までにコレをやるではなく、タスク1は○分タスク2は○分とタスクごとに時間を割り当てて把握できるようにしてください。作業ごとに必要な時間がわかれば臨機応変に対応もできますし無駄な時間が減らせます。

 

集中している時間を長く保つ

 

集中できれば作業もスムーズに進み、結果作業が早く終わって時間に余裕ができ無駄な時間が多いことに気づかされます。なので集中する状態を長く保てるだけの時間の確保と素早く集中している状態に入ることとそれを持続する事を意識するように心がけましょう。

集中できる方法のオススメ記事がこちらです。

→ 作業時間の質を高めるテクニック

 

邪魔者を排除する

 

要するに、集中を妨げるものを特定して邪魔をされないようにすることです。電話がかかってきたり、SNSの着信音がなったら反応してしまうので集中している状態が途切れてしまいます。このように明らかに邪魔なものがわかっている場合は、排除しましょう。この場合だと消音にするか電源を切ると集中できる環境ができます。人によって集中力を妨げるものは、違いますので、原因を特定して集中するときは排除していきましょう。

 

整理整頓をする

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ものづくりをする現場では、5s活動というものがあります。5Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字のSをとったもの。特別変わったことをやっているわけでは、ありませんが、5s活動を徹底すると生産性が上がります。

これは、ものづくりだけでなくそのほかの業種も必要のことです。パソコンで作業する人にもこれは、当てはまります。ディスクトップがフォルダでゴチャゴチャになっていたりのフォルダの中身もファイル名が適当でどれがどれかわからないと探すのに苦労します。

探すという無駄な時間を減らすためにしっかりと整理整頓して何がどこにあるのかわかりやすくします。綺麗にしていると気分もいいですからね。

 

体調管理をしっかりと

 

時間管理だけのことでは、ありませんが体調管理もしっかりしなければいけません。体調管理ができない人が時間や自分の行動を管理できるわけがありません。しかもどれだけタスク管理をして集中して作業をしようとしても体調が悪いだけでパフォーマンスは、格段に落ちてしまいますし、ひどければ何もできません。

体は、資本なので体調管理は、しっかりやりましょう。

 

オススメ記事はこちら

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