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仕事の効率が格段に上がる!できる人に共通する時間管理の特徴とは

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忙しい毎日を過ごすことは、充実した毎日を過ごすこととも言えますが、それは自分の心にゆとりがあってこそですよね。

膨大な仕事に追われていて精神的な余裕がなく、いつのまにか一日が終わっていた、、、
というような状況を続けていると、とても充実した毎日と過ごしているとは感じることはできません。

それどころか、他の仕事を残したまま一つの仕事に取り組んでいるうちに、気がついたらあっという間に時間が経っていた、、、
なんてことになったら、残業をしなければならなくなりますし、睡眠時間を削ることにもなるでしょう。

家族との時間だって取れなくなってしまいますよね。

こういう状況になってしまう原因は、もしかすると仕事の時間管理に問題があり、仕事の効率が悪くなっているからなのかもしれません。

仕事ができる人の時間の使い方には無駄がなく、その結果、仕事をスムーズに進めて仕事の効率を高めていますので、仕事ができる人が共通して実践している時間管理の特徴を学んで、自分の時間管理を見直してみましょう。

仕事での時間管理がしっかりとできるようになれば、プライベートの時間も確保できるようになって心に余裕を持つことができ、仕事への意欲も高まるので、さらに仕事の効率を上げることができるという好循環に入ることができます。

時間に追われていては良いことなんて一つもありませんから、ぜひ参考にしてみてください。

 

時間はコントロールできない

 

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1日は世界中どこに住んでいても、どんなに権力を持っていても、生まれたての赤ちゃんでも、大人でも誰でも平等に24時間ですし、1年は365日で、それ以上でもそれ以下でもありません。

この時間はどんなにコントロールしようとしても、お金を出してもコントロールすることはできないのです。

ですが、この自分に与えられた時間は自分で自由に管理することができるわけですから、しっかりと時間配分することによって、1日が24時間以上に感じる使い方をすることができたりもするわけです。

そのためには、1日のうちのスケジュールを設定して、1時間や30分、1分をも無駄にしないように時間管理をしていくことが必要となってきます。

 

仕事の効率を上げる時間管理のポイント

 

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仕事の効率を上げるためには、無駄を省く必要があり、どのタスクに手をつけようかと迷っていたり、タスクをいつまでに終わらせる必要があるのかがわかっていないとダラダラ作業してしまうことになります。

また、締め切りギリギリまで手をつけていないタスクがあったら、その仕事に追われてしまうことにもなりますし、仕事と時間に追われることでストレスも溜まっていくのでミスも連発してしまったりもします。

社会人が職場で抱えているストレスというのは、職場の人間関係と時間によるものが大部分を占めているとも言われていますし、仕事の締め切りの時間に追われて焦っていると、それは大きなストレスになってしまいます。

そうしてストレスを溜め込んでいると精神的に落ち込んでしまって、余計に仕事の効率が悪くなりますし、最悪の場合は精神が崩壊してしまって鬱になってしまうかもしれません。

このようなことを避けるためにも、時間管理は上手にできるようになっておく必要があります。

ですからまずは、仕事のタスクを洗い出し、優先順位を決め、期限を設定し、実際のスケジュールに落とし込むことから始めましょう。

自分の仕事が暇で手持ち無沙汰になっている社会人はいないはずですし、たくさんの仕事を抱えていても次から次へと新しい仕事は入ってきますので、やるべきタスクが未整理のまま溜まっていると、何から手をつければ良いのかがわからなくなって、時間を無駄にしてしまうことになります。

仕事の優先順位もよくわからないまま、フラれた仕事に取り組んでいたら、実はそのタスクは重要度の低いものだった、、、
なんてこともあり得ますし、こんなことになることを避けるためにも、仕事のタスクはスケジュール化し、しっかりと時間管理をすることが仕事の効率を上げることに繋がるわけです。

 

仕事の効率を上げる時間管理の方法

 

仕事のタスクを洗い出す

 

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1週間単位や1ヶ月単位での自分のやるべきタスクを理解しないまま、目の前にある手をつけやすいタスクを行き当たりばったりでこなしていっていては仕事の全体像がわからないので、当然仕事の効率は上がりません。

仕事の全体を把握せずにタスクに取り組んでいるのは、なんとなくぼんやりとした目的地しか決めず、地図も持たずにジャングルの中を歩き回っているような状態です。

こんな仕事の取り組み方をしていると、無駄な時間ばかりを使ってしまったり、重要な仕事をすっぽかしてしまったりすることは目に見えていますよね。

そうなってしまうと重要な仕事に取り組む必要に気付いた時に時間に追われてしまうことになるので、まずは仕事全体を把握して、やるべきタスクを全てノートなどに書き出すようにしましょう。

 

仕事の優先順位を決める

 

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仕事のタスクを洗い出すと、たくさんのタスクが出てきますが、全てのタスクが「緊急かつ重要」なタスクばかりではないはずです。

「緊急でないけれども重要」なことは一旦、手をつけずに置いておくい必要がありますし、「緊急かつ重要でない」ことは自分がやらなくても良いわけですから、自分のスケジュールの都合によっては、他の適切な人に仕事を回しても良いわけですよね。

ですから、ノートに書き出したタスクの全てに優先順位をつけていきましょう。

1、「緊急かつ重要」
2、「緊急かつ重要でない」
3、「緊急でなく重要」
4、「緊急でなく重要でない」

この4種類に分けると、どのタスクから手をつけていけば良いのかが一目でわかりますので、仕事の抜けも無くなりますし、自分のスケジュールを考えやすくなります。

 

仕事の期限を設定する

 

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洗い出したタスク全てに優先順位をつけることができたら、次はそれぞれのタスクに期限を振り分けていきます。

ここでタスクの期限を決めるポイントですが、「実際の期限よりも短く設定する」ということを意識してください。

というのも、人間はどうしても、決められた期限ギリギリまで時間を使ってしまうものなので、50分で仕上げることができるタスクに1時間の期限を設定してしまうと、本当に1時間使ってしまうことになるのです。

ですから、50分で仕上げることができるタスクなら45分で期限を設定するなど、無理のない範囲で実際の期限よりも短く設定しましょう。

子どもの頃の夏休みの宿題が、ギリギリまで手をつけなかったのに、始業式には間に合ったことと同じで、短めに期限を設定しておくことで、なんとかその期限に間に合わせようと仕事のスピードも早くなるものなのです。

また、1週間単位での期限の仕事であるなら、細かくタスクを分解し、1日でやるべき目標を立てて、それぞれに期限を設定しておくことで、確実に仕事を効率よく進めていくことができるようになります。

 

まとめ

 

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洗い出したタスク全てに優先順位をつけ、それぞれに期限を設定したら、あとはもうスケジュールに落とし込んでタスクをこなしていくだけで、今までとは仕事の効率が上がっているはずです。

仕事ができる人は、このように仕事の時間を管理して効率を上げているので、時間に振り回されることがないのです。

また、誰でも1日に使える時間は24時間と決まっています。

この時間を有効に使うことができるかどうで人生は決まってしまうわけですから、仕事の効率を上げるためだけでなく、限られた時間を活用するためにも時間管理はしっかりとできることが大切。

人生を豊かにするためにも、今回ご紹介した時間管理の方法を実践し、まずは仕事を効率化していきましょう。

 
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