会社で毎日仕事で使っている自分のデスク周りの整理整頓は行き届いていますか？
仕事において整理整頓をきっちりと行っておくことは、余計な探し物をする時間を省くことができて作業の効率が上がったり、気を散らすようなものが目に入ってこないために自分の集中力を高めたりするなど、仕事を効率化させるために非常に効果のあるものです。
現在は年功序列であったり長時間働くことで仕事が評価されるのではなく、実力主義に変わってきていますので、仕事を効率化して成果を出すためにも、自分の仕事をするデスクの整理整頓をきちんとできることは大切なスキルとなってきています。
また、周りの人は少なからずあなたのデスクの状況を見ていますし、デスクを見れば、あなたがどんな人であるのかということがデスクの状態からわかるもの。
会社のデスクはその人の顔、いわば名刺代わりとも言える重要な場所なんですよ。
しかし、現状はどうでしょうか？
片付けが苦手だったり、目の前の仕事に追われていたり、そもそもどのようにして整理整頓すれば仕事が効率化するのかわからなくて、自分のデスクの整理整頓を後回しにしてはいませんか？
4月になれば、異動や転職、座席の配置変更などで、今まで使っていた自分のデスクを整理する機会も増えてくるかと思います。
そのようなタイミングをチャンスと捉えて、心機一転、自分のデスクの使い方を見直して仕事の効率化を目指していきましょう。
仕事を効率化するデスクの整理整頓術
仕事には時間はいくらあっても足りないと思いますし、仕事もプライベートも充実させるために、もっと時間が欲しいと願う人は多ですが、忙しくても暇でも、誰でも1日に使える時間は24時間しかありません。
時間がないという人ほど整理整頓ができておらず、仕事が効率よく進めることができないので成果が出ず、仕事に使う時間が増えていき、余計なストレスを抱えることになるのです。
与えられた時間は平等に1日24時間ですので、限られた時間をいかに上手に有効活用して仕事をするかで仕事の効率も成果も変わってきますし、自分のデスクを整理整頓することはその助けになります。
仕事のできる人がやっているデスクの整理整頓術は、ぜひ取り入れるようにしてください。
小物は箱にまとめておく
定規やハサミ、ホッチキスにボールペン、目薬、付箋、、、様々な小物でデスクが溢れていませんか？
デスクの上が散らばっていると集中することができず、自分の気持ちもあちこちへ飛びやすくなるので、何か中の見える箱などにいれて、スッキリさせるようにしましょう。
ボールペンや消しゴムなどがなぜか自分のデスクに溜まってくる人もいるかと思いますが、何個も必要ありませんし散らかるだけですので、必要最小限の個数だけを持つようにしましょう。
使う頻度の高い文房具は小さなカゴやペン立てにまとめて収納し、使う頻度の少ない小物は、中が見える箱にまとめて収納することで、使いたい時にすぐ見つけて使うことができるので、おすすめです。
また、気分転換するときのためにお菓子をデスクの上に置いて仕事をする人もいますが、目の前にお菓子が置いあるとついつい手が伸びて、頻繁に食べ出すことになりますし、その度に仕事が中断して仕事の効率が悪くなります。
手を伸ばしたらすぐに食べれる場所にはお菓子をおかず、箱などに入れて収納しておきましょう。
小さなものでもデスクにたくさんあると邪魔になりますし、集中できない原因になりますので、小物だからと放置するのではなく、箱にまとめるようにしましょう。
書類やファイルには見出しをつける
あの資料はどこにいったんだろう、、、などと探し物をしている時間は、仕事を効率よく進めるために無駄でしかありません。
とくに資料やファイルは、毎日どんどん増えてくるものですので、パッと見てどこにあるのかがわからないと、何冊もファイルを引っ張り出してきて一つずつ確認したりと膨大な資料の中から探さなくてはならなくなるので、多くの時間を無駄にしてしまいます。
ですから、どこに何があるのかがすぐにわかるように、書類やファイルを受け取った時に見出しをつけるように習慣づけておきましょう。
また、頻繁に使う書類とたまにしか使わない書類は、保管する時に仕切りを入れるなどしておいたり、月ごとにまとめてファイリングしておくなどの工夫をしておくと、すぐに書類を見つけることができますよ。
一定期間使わなかったものは処分する
出番がないものを自分のデスクにためておいても、仕事の邪魔になるだけです。
職種や仕事の内容によっても期間は変わってきますが、一定の期間使わなかったものは、今後も使うことがない可能性の方が高いので、半年や1年間、使わずにずっと保管していたものや書類は、自分のデスクから処分しましょう。
捨ててしまうことに迷うものがあれば、ダンボールなどにまとめて、中に何が入っているのかをわかるようにした上で、物品庫などにきちんと収納すればいいですし、書類を捨ててしまうことが不安だったら、全てスキャンしてPDFデータにしてパソコンに入れてしまえば、紙は全て処分しても問題ないですよね。
パソコンの中にPDFデータとして入れてしまえば邪魔にもならないですし、もしも必要になった時には、ファイル名で検索すればすぐに情報を確認できるので、一石二鳥です。
仕事に関係のないものを置かない
自分のデスクに写真を飾ったり、お気に入りのキャラクターのぬいぐるみやグッズなどの小物を置いたりする人は多いですが、なるべく置かないようにする方が仕事の効率が上がります。
もちろん、仕事の合間にお気に入りの写真やグッズを見ると、疲れていて落ち込んだ気分を上げてくれるので、全く置かないようにとは言いませんが、あまりそういったものを置きすぎると、逆に気が散ってしまいます。
スマホだってデスクの上に置いてあったら、ついつい誰かから着信がないかを確認してみたり、メッセージが届いた音があったら、誰からどんな内容のメッセージが届いたのか気になって仕事に集中できなくなりますよね。
その度にスマホに手を伸ばしていては仕事の効率が悪くなりますし、なるべくデスクの上には、時間のロスにつながるものや、仕事に不必要なものは置かないようにしましょう。
とりあえず置いておくことをやめる
資料をデスクの上に山積みにしている人もいるかと思いますが、山積みにしてしまうと、必要な資料がその中に紛れ込んでしまった時に探すのが大変になりますし、何より仕事のスペースが減ってしまうので、仕事の効率が悪くなります。
しかも、山積みにしてしまう資料というものは、大抵が「いつか確認するかもしれないから、とりあえず置いておこう」程度の資料だったりします。
とりあえず置いておこうというものが少なければ問題ないですが、仕事をしていると資料は毎日膨大になってくるので、とりあえずという軽い気持ちで置いているとどんどん溜まっていってしまって、後から分別するのにかなりの時間を無駄にしなければならなくなるのです。
ですから、とりあえずデスクに置いておこうという習慣はやめ、デスクに置く前に処分するか収納するかを判断するようにしましょう。
デスクに物を置く前に考える習慣をつけることで、デスクが乱雑になることを防ぐことができて、仕事の効率もアップしていきます。
まとめ
会社の自分のデスクの整理整頓というと、目の前に見えている物をスッキリさせるためだけだと思いがちですが、実は自分の思考や時間の使い方も整理することができています。
デスクが散らかっているときは、自分の心も乱れていることが多いですので、思考をスッキリ整理して、目の前の仕事に集中するためにも、デスクの整理整頓は効果的。
自分のデスクを整理整頓することで探し物の時間を短縮し、仕事への集中力をアップさせて効率化することで仕事の成果を出し、仕事ができる人になっていきましょう。
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→ スマートデスクオーガナイザー
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