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新入社員に捧ぐ、上司に怒られない報・連・相の正しいやり方

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6月も終わり、新入社員の方たちもそれなりに会社になじんで来た頃ではないでしょうか。

しかし、業務にも慣れてきた頃に発生しやすいのが仕事上のミス。
上司に頼まれた書類を1週間かけて作り上げたのに、確認してもらったら指示されたことと違う内容を書いていた。
なぜもっと早く言わなかったんだ、と怒られてしまい、自信喪失……。

そんなミスで仕事へのモチベーションを失うのはもったいないです。
ビジネスマンの基本である、報連相(ほうれんそう)をしっかり把握して、ミスを素早く軌道修正できるようにしましょう。

 

 

1 【報連相】とは?

 
報連相(ほうれんそう)とは、【報告】【連絡】【相談】の頭文字を取った、ビジネスシーンに必須の3大要素です。
 

(1)報告

 
通常の担当業務や指示された業務に対して、上司にその経過や結果を告げること。
 

(2)連絡

 
業務上に知った重要な決定事項などについて、関係する人に伝えること
 

(3)相談

 
判断がつかない時、上司や他の社員の判断を仰いだり、アドバイスをもらうこと。

この報連相を行う時に注意しなければならないのが、相手の都合を考えることです。

相手の会話や仕事を一時中断させることになりますので、声をかけるときは雰囲気を読んで、問題無さそうだと判断できてから「今、少しお時間よろしいでしょうか?」と、確認することが重要です。
 
 

2 報告のマナー

 

(1)指示者に直接報告

 
報告は、指示を出した本人に直接行います。
他人を仲介しての報告をしてはいけません。

また、指示された期限は必ず守り、指示者から結果を聞かれる前に報告するようにします。
もし期限に間に合わない時も、期限前に必ず、間に合わないという内容の報告をしてください。
 

(2)主題から結論

 
はじめに、何についての報告なのかを伝えます。

「○○の件で報告があります」

これで相手にとっても、何についての報告かわかりやすく、話が理解しやすく
なります。
指示者は結果が知りたいはずですから、前置きは短くして、結論から先に伝えてください。
結果を報告した後、必要に応じて途中経過や原因、理由等を伝えます。
 

(3)事実を述べてから、意見や感想を伝える

 
まずは客観的な事実を、正確に報告します。
その後で、「これは私の所感ですが…」といった感じで断りを入れてから、自分の意見や憶測、反省点などを話したほうが、聞き手に誤解を与えず
に正しく伝わります。
 

(4)仕事上のミスやトラブルの報告

 
ミスやトラブル等、悪いことは迅速に報告しなければなりません。
放置するのは厳禁です。
すぐに指示者に状況を報告すれば、事態の悪化を防げる可能性が上がるのです。
 

(5)こまめな報告

 
長期的に取りかかるよう指示を受けた時には、毎日、あるいは区切りの良いところで進捗状況、中間報告を入れてください。
 

(6)適切な報告方法

 
報告には色々な方法があります。
口頭、メール、メモ、書類提出、電話、FAX、などなどあります。
その事案に合わせてツールを選択してください。

緊急時は口頭で簡潔に報告します。
内容が複雑な際は資料を添付するなど、相手に状況が理解しやすいように工夫し、臨機応変な対応を心がけてください。
 

(7)言い訳をしない

 
指示者に報告する前に、自分なりの考えや対策方法を簡単にまとめておきます。
また、報告の際には言い訳をしてはいけません。
報告を受ける側に悪い印象を与えてしまいます。
 
 

3 連絡のマナー

 

(1)連絡のポイント

 
関係者全員に伝えます。
この時、必ず自分で直接、関係者に連絡してください。
他人に伝言してもらうと、正確な内容が伝わらなかったり、遅れて伝わったりすることがあります。
 

(2)優先順位を意識する

 
内容を考えて、連絡するべき相手の優先順位を決めます。
基本的に、最初に伝えるべき相手は上司です。
難しい状況の場合は、事後報告もしてください。
 

(3)素早く、はっきり連絡する

 
連絡でもっとも重要なポイントはスピードです。
連絡しなければならない情報は、後回しにせずに、すぐさま連絡しましょう。
また連絡する時には、相手の仕事の妨げにならないよう、素早くはっきりと連絡することを心掛けてください。
 

(4)正確に伝える

 
「~みたいです」「~のようです」といった曖昧な表現は禁止です。
また、連絡をする自分自身が話の内容を理解していなければ、相手には正確に伝わりませんので、話の結論を事前によく確認し、伝えて下さい。
話の内容に自分の希望や予測を入れてしまうと事実が正確に伝わらなくなりますので、これも厳禁です。
 
 

4 相談のマナー

 

(1)相談の順序

 
最初に相談するべきは、直属の上司です。
仕事を進める中で発生した疑問点や問題点などの、具体的な内容については直属の上司に最初に相談するのが望ましいです。
具体的な内容を把握している人物でなければ適切なアドバイスを出せない場合が多いからです。
 

(2)相談の頻度

 
仕事上で、疑問や問題があるまま仕事を進めてしまうと、作業効率や仕事の質が低下してしまいます。
疑問点や不明点は、その都度上司に相談すべきです。
自己判断で作業を進めてしまうと、重大なミスにつながってしまうこともあるのです。
 

(3)自分なりの解決法などを織り交ぜて相談する

 
相談は、相手に意見を求めることが目的ですが、それだけでは足りません。
自分なりの考えやそれに対する解決法、新たなアイディアを提案することも重要です。
それが新たな発想につながっていきます。
 

(4)短く、ハッキリと相談

 
問題点などが発生した場合には、相談する前に相談内容の要点をしっかりまとめるなどして、短くハッキリと伝えます。
相談中はその内容に関係のない話はしないようにしましょう。話が脱線すると無駄な時間を生みだしてしまいます。
 
 

5 報告と連絡の違い

 
【報告】と【連絡】は、情報を伝達するという意味ではどちらも同じですが、それ以外に多少異なる部分があります。

報告:仕事の指示をした上司・先輩などに仕事の進捗状況などを直接伝える
連絡:複数の関係者すべてに情報を知らせる

このように、伝えるべき相手が異なりますので、ビジネスの場では混乱しないように使い分けを覚えておきましょう。
 
 

まとめ

 
今回は報連相に関してお伝えしましたが、他にも【6W2H】と呼ばれるポイントを意識すると、より内容が正確に、ハッキリと伝わります。
学校では【5W1H】と覚えたかもしれませんが、ビジネスでは【6W2H】と増えますので、こちらで覚えておいて下さい。

When: いつ
Where : どこで
Who : 誰が
What : 何を
Whom : 誰に
Why : 何のために
How : どのようにして
How much : いくらで

零細企業など、従業員が少ない会社の場合は、「小耳にはさんだ」「噂で聞いた」など、何となく身の回りの情報を把握することができます。
しかし、会社の規模が大きくなるほど情報を察知することが難しく、不確かな情報では様々な事項を変更することができません。
必要な情報を必要な人に。
そして、正しい情報を漏れなく伝える為に、正しい伝達方法を覚えておきましょう。
また、誤った伝達は情報漏洩の原因になる可能性もありますので、十分に注意して下さい。

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