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急な締め切りに間に合わせるための仕事環境の作り方とは?

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社会に出れば急な仕事の依頼が入ることだってあり得る

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社会人として働き始めると、「急で悪いんだけど、この仕事、明日までに終わらせておいてくれない?」といった感じで、急に仕事を振られてしまうことが普通にあります。学生の頃なら、宿題を終わらせることができなくても自分の勉強が送れるだけで済みましたが、仕事というとそうはいきません。何が何でもその締め切りに間に合わせる必要があります。

特に、個人事業主や起業家の場合、締め切りに間に合わせることができるかで、クライアントからの信用が変わってきてしまいます。大きな会社で会社員をやっていれば、自分がミスをしても代わりに優秀な人間の仕事でカバーしてもらえますが、個人事業主や起業家の場合は、クライアントを失うことは、収入がなくなることを意味しますので、言葉通り、命がけで仕事を間に合わせなくてはいけません。

どうすれば仕事に集中することができるのか?

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では、実際、そのように急な仕事が入ってきた場合に場合には、どのように仕事を終わらせればいいのでしょうか?まずは、やるべきことを整理する必要がありますよね。最優先でやるべきことは、もちろんその仕事になるわけですが、他にも、毎日やるべき仕事というのが必ずあるはずです。それを紙に書き出してみることで頭の中を整理する必要があります。それは、頭の中がゴチャゴチャしていては、肝心の急な依頼の仕事に集中して取り組むことができないからです。

仕事を素早く終わらせるには、とにかく集中してその仕事に取り組む必要があります。「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」頭の中がこんな状態では、決してパフォーマンスの高い仕事なんてできるはずがありません。そのためにまずは、今やるべきことを整理することから始めます。

集中できる環境を作り出すための5つのポイント

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では、今自分がやるべきことを整理できた後に何をするか。それは、集中して取り組める環境を作ることです。ここで、仕事に集中できる環境を作るための5つのポイントを紹介します。

1:毎日のルーティンを先に終わらせる

まず、先ほどの説明通りにすすめていれば、「今やるべきこと」が明確に整理できたはずです。そして、そこに分類されていることは、主に次の2つになるはずです。一つが毎日のルーティンワーク。必ずその日のうちにやるべきことってありますよね。そして、2つ目が、今回のテーマでもある、「締め切りが迫っている仕事」です。だいたい、この2つに分類できるはずです。

そして、分類できたら、まずは毎日のルーティンから終わらせてしまいます。急な仕事を最優先でやった方がいいと思うかもしれませんが、ルーティンワークを残した状態で他の仕事に取り組んでも、頭の中で「あ、今日の分の○○まだ終わってないや。あれもやらなきゃな、、、」と余計な思考のノイズが発生してしまいます。これが大きな集中力の妨げになってしまいますので、まずは他の仕事を終わらせて、大きな仕事に集中できるようにしましょう。

2:スマホ・携帯を手の届かない場所に

次に、スマホや携帯を手の届かない場所に移します。例えマナーモードにしていても、手の届く範囲にあっては、「そろそろあの人からLINEの返信来た頃かな」「あ、いつものメルマガ届く時間だ」というように、着信や通知が鳴らなくても、自分から手を伸ばしてしまいます。それを防ぐためにも、他の部屋におくなどして、立ち上がって移動しないと手に取れない場所に移しておきましょう。

3:食事をコントロールする

そして、実際に仕事にとりかかったら、基本的に食事を摂らないようにしましょう。こちらの記事でも紹介したように、一度食事を摂ってしまうと、私たちは集中力を欠いて、眠くなってしまいます。それを防ぐためにも、食事を摂るのは、仕事が一段落した時や、一日が終わった後などにしておきましょう。

4:水だけは欠かさないようにする

食事に関しては控えるべきと書きましたが、「水」に関してはまったく別です。つねに手の届く場所に水を置いておき、こまめに飲むようにしましょう。私たち人間の体の6割や7割が水分でできていると言われるように、私たちの体にとって、水は重要な存在です。脱水症状にでもなってしまうと、著しく集中力も低下してしまうので、必ず水分補給だけは欠かさずにしておきましょう。

5:部屋の空気も大切にすること

水と同様に、「空気」も私たち人間にとって大切な存在です。特にこの季節は長時間暖房を付けていることも多くなりますので、換気を行わないと部屋の中の酸素が薄くなってしまいます。これも集中力を切らしてしまう大きな原因になってしまいます。冬や夏は部屋を閉め切って空調に頼りたくもなりますが、酸素が不足しては集中力が切れてしまい、良い仕事をすることができません。水と同時に酸素も不足しないように気を付けましょう。

まとめ

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素早く仕事を終わらせるために必要なのは、やはり高い集中力です。急な仕事が舞い込んできた場合でもしっかり対処できるように、普段から自分が集中できる環境を知って、いつでも整えられるようにしておきましょう。

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