sponsored link

会議や仕事で上手にメモを取る5つの方法

sponsored link

あれ?なんだっけ?

あなたは普段、手帳をどのように使っていますか?

バーっと手帳にメモを取ったはいいけれど
汚くて読み返しにくい・・・

なんてことはないでしょうか。

本来の手帳の使い方は
後で読んだときにわかりやすい、
まとまっているのが基本です。

メモ

そこで今回はGMOインターネット株式会社の
代表取締役である熊谷正寿さんの著作
「情報整理術 クマガイ式」から
手帳を使ったメモのとり方をご紹介します。

1 メモは一冊の手帳にのみ記入する

「一箇所の原則」というものがあります。

一箇所の原則は情報を
可能な限り一箇所にまとめることです。

人によってはその時その時で、
会議の資料の余白にちょこちょことメモをしたり、
ノートにメモをとったりしているかもしれません。

でも、それでは後で見返すときに不都合が生じます。

まずメモの整理場所が一箇所ではなくバラバラであれば、
そのメモが散逸する恐れが多くなります。

これは書類整理にも共通するものではないでしょうか。

あとで整理しようとして
目についたところにポンポン置いてしまっては
どこに何があるのかわからなくなってしまい
大きなタイムロスが生じます。

情報やメモはこの手帳だけに書く!

と統一させたほうが余計な混乱を招くことを防げます。

2 1件につき1ページ使う

これは「一件一リフィルの原則」というものです。

議題や話題一件に対し、
一枚のリフィル(紙)を使用するという原則です。

もしリフィルの半分までしかメモが埋まっていなくても、
二件目のテーマに話題が移った場合は、
二件目の続きに書くのではなくて新しいリフィルに書くのです。

上から順にどんどん新しい情報を書き込んでいくと、
せっかく一冊の手帳だけにメモをしているのに
どこに何が書いてあるのかわからなくなってしまいます。

そして結局見つけることができずに誰かに聞いたり、
調べたりすることほどムダなものはないですよね。

そういった事態を防ぐために
1つの話題に1ページと決めて使うことが良いとのことです。

上部に少しだけ書き込んで、後は真っ白という状態でも
話題が変われば思い切って次のページをめくりましょう。

紙のコストより時間のコストを惜しむべきです。

3 チェックボックスを利用する

いざ、ミーティングが始まったら、議論をしながら、
要点を箇条書きでメモをとっていきます。

またミーティングの中で、自分がやらなければならないことや、
クリアすべき課題、相手に依頼したことなどは、
箇条書きにしたメモの頭に
『□』のチェックボックスをつけておきます。

多くの方がメモを取る時は箇条書きだと思います。

しかし要点もToDoも箇条書きで書いてしまって、
後で見返したときによくわからなくなってしまうケースがあります。

その時はチェックボックスを活用しましょう。

ToDoや課題、依頼事などの横に「□」を書いておくだけで、
パラパラと手帳を見返すだけでも区別がつきます。

また完了事項はチェックマークをつけておけば、
やり残したことがないかどうかも
すぐに確認できます。

4 ビジュアルを活用する

手帳にメモというと、
文字を書くことだけ想像されがちですが、
文字しか残してはいけないわけではありません。

時にはビジュアル化したほうが、
後々思い返す時に効果的であることもあります。

絵を描く込むことももちろんビジュアル化の一つではありますが、
例えば写真を撮ったものを出力して
手帳に綴じておくことも有効です。

それだけでその時の雰囲気など、
文字では伝わりにくいものまで思い起こすことができるでしょう。

5 数字を有効に使う

期限や目標は数値化することが大事です。

ですからこれらを手帳にメモする時も、
常に「これは数値化するといくらになる?」
と考えるクセをつけましょう。

「早めに資料を作成する」
「極力クレームをおこさないようにする」
といった話題は日常茶飯時にあります。

しかしこれだけでは不十分です。

「早めに」を「○月○日までに」、
「極力」を「○○件、○○%」と具体的にしましょう。

こうすることによって
読み返す時にブレのない
適切な処理ができるとのことです。

常に読み返すことを意識する

手帳にメモをする時は
とにかく書くことだけに目を向けがちです。

しかし手帳は後で読み返すために
今、書き溜めておくものです。

これを念頭に置いてから手帳を使えば、
自然と使い方が変わってきます。

メモがいつもゴチャゴチャしている・・・
なんて方は参考にしてみてはいかがでしょうか。

また、手帳を上手に使えてない人は
仕事が遅かったり、要領が悪い傾向があります。

それはもしかしたら手帳の使い方以外にも
重大な原因があるかもしれません。

sponsored link

虫歯歯科衛生士さんが教えてくれる実は間違った虫歯予防の話

ィー読書ぎらいの原因は真面目すぎるから?

関連記事

  1. --www.pakutaso.com-shared-img-thumb-Green8_gomicap20141123131400

    仕事を効率化する会社のデスク整理整頓術!オフィスをスッキリする…

    会社で毎日仕事で使っている自分のデスク周りの整理整頓は行き届いていますか?…

  2. 割れた窓

    ビジネスに生かす割れ窓理論

    本当に悪い奴は目立たないあなたの職場で仕事で足を引っ張るスタッフはいませんか?今…

  3. --www.pakutaso.com-shared-img-thumb-LIG_h_monitaringsurudansei

    ビジネスマンに必要なロジカルシンキングの基礎的な思考

    ロジカルシンキングは、ビジネスマンにとって必要な能力になっています。ロジカルシンキングを身につけるこ…

  4. www-pakutaso-com-shared-img-thumb-miyako92_minaminosimadenomado20140727

    リモワのスーツケースをスッキリきれいに使う基本とコツ。

    出張や旅行に行く人なら、大体持っているスーツケース。小さいものから大きなものまで、短期間…

  5. f1b593d5e8f9925141a900de2cd5f14a_s

    ブラック企業に負けない!仕事のストレスで寝れないときに快眠す…

    朝から深夜まで仕事に追われ、必死に働いて終電で帰宅。仕事でクタクタになっ…

  6. SEPsts_TP_V

    気になる仕事から片付けたほうが良い3つの理由

    気になる仕事は先に片付けましょう普段、あなたはどのような順番で仕事を…

  7. 29979000400

    営業マンのための【会話ネタをいくらでも増やす方法】

    営業マンの方は相手の会社などに出向いて商談などを行うことが多いです。もちろん、メインは相手との商…

  8. 11effc9ead040b43f9f63e746a26bb7e_s

    ビジネスマンが電車でのすきま時間を有効利用する4つの方法

    電車に乗っている時間って、案外長いですよね都市部に引っ越してくると、…

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

脱サラ起業独立給料アップを応援します





PAGE TOP