あれ？なんだっけ？
あなたは普段、手帳をどのように使っていますか？
バーっと手帳にメモを取ったはいいけれど
汚くて読み返しにくい・・・
なんてことはないでしょうか。
本来の手帳の使い方は
後で読んだときにわかりやすい、
まとまっているのが基本です。
そこで今回はGMOインターネット株式会社の
代表取締役である熊谷正寿さんの著作
「情報整理術 クマガイ式」から
手帳を使ったメモのとり方をご紹介します。
1 メモは一冊の手帳にのみ記入する
「一箇所の原則」というものがあります。
一箇所の原則は情報を
可能な限り一箇所にまとめることです。
人によってはその時その時で、
会議の資料の余白にちょこちょことメモをしたり、
ノートにメモをとったりしているかもしれません。
でも、それでは後で見返すときに不都合が生じます。
まずメモの整理場所が一箇所ではなくバラバラであれば、
そのメモが散逸する恐れが多くなります。
これは書類整理にも共通するものではないでしょうか。
あとで整理しようとして
目についたところにポンポン置いてしまっては
どこに何があるのかわからなくなってしまい
大きなタイムロスが生じます。
情報やメモはこの手帳だけに書く！
と統一させたほうが余計な混乱を招くことを防げます。
2 1件につき1ページ使う
これは「一件一リフィルの原則」というものです。
議題や話題一件に対し、
一枚のリフィル（紙）を使用するという原則です。
もしリフィルの半分までしかメモが埋まっていなくても、
二件目のテーマに話題が移った場合は、
二件目の続きに書くのではなくて新しいリフィルに書くのです。
上から順にどんどん新しい情報を書き込んでいくと、
せっかく一冊の手帳だけにメモをしているのに
どこに何が書いてあるのかわからなくなってしまいます。
そして結局見つけることができずに誰かに聞いたり、
調べたりすることほどムダなものはないですよね。
そういった事態を防ぐために
1つの話題に1ページと決めて使うことが良いとのことです。
上部に少しだけ書き込んで、後は真っ白という状態でも
話題が変われば思い切って次のページをめくりましょう。
紙のコストより時間のコストを惜しむべきです。
3 チェックボックスを利用する
いざ、ミーティングが始まったら、議論をしながら、
要点を箇条書きでメモをとっていきます。
またミーティングの中で、自分がやらなければならないことや、
クリアすべき課題、相手に依頼したことなどは、
箇条書きにしたメモの頭に
『□』のチェックボックスをつけておきます。
多くの方がメモを取る時は箇条書きだと思います。
しかし要点もToDoも箇条書きで書いてしまって、
後で見返したときによくわからなくなってしまうケースがあります。
その時はチェックボックスを活用しましょう。
ToDoや課題、依頼事などの横に「□」を書いておくだけで、
パラパラと手帳を見返すだけでも区別がつきます。
また完了事項はチェックマークをつけておけば、
やり残したことがないかどうかも
すぐに確認できます。
4 ビジュアルを活用する
手帳にメモというと、
文字を書くことだけ想像されがちですが、
文字しか残してはいけないわけではありません。
時にはビジュアル化したほうが、
後々思い返す時に効果的であることもあります。
絵を描く込むことももちろんビジュアル化の一つではありますが、
例えば写真を撮ったものを出力して
手帳に綴じておくことも有効です。
それだけでその時の雰囲気など、
文字では伝わりにくいものまで思い起こすことができるでしょう。
5 数字を有効に使う
期限や目標は数値化することが大事です。
ですからこれらを手帳にメモする時も、
常に「これは数値化するといくらになる？」
と考えるクセをつけましょう。
「早めに資料を作成する」
「極力クレームをおこさないようにする」
といった話題は日常茶飯時にあります。
しかしこれだけでは不十分です。
「早めに」を「○月○日までに」、
「極力」を「○○件、○○%」と具体的にしましょう。
こうすることによって
読み返す時にブレのない
適切な処理ができるとのことです。
常に読み返すことを意識する
手帳にメモをする時は
とにかく書くことだけに目を向けがちです。
しかし手帳は後で読み返すために
今、書き溜めておくものです。
これを念頭に置いてから手帳を使えば、
自然と使い方が変わってきます。
メモがいつもゴチャゴチャしている・・・
なんて方は参考にしてみてはいかがでしょうか。
また、手帳を上手に使えてない人は
仕事が遅かったり、要領が悪い傾向があります。
それはもしかしたら手帳の使い方以外にも
重大な原因があるかもしれません。
この記事へのコメントはありません。