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ポストイットでスケジュールを管理する方法

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ポストイット、使ってますか?
いわゆる付箋のことですが、手帳に貼ったり、デスクに貼ったりしている方も多いでしょう。
でも、ポストイットはメモを書いて貼るだけのものではありません。
使い方によって、あなたの時間を有効活用し、無駄な時間を減らして余暇を増やしてくれるのです。

今回は、そのポストイットでスケジュールを管理して、時間を作り出す方法をお伝えしようと思います。

 

 

・2種類あるスケジュール

 
一言にスケジュールと言っても、実は2種類のスケジュールがあります。
「時間や場所が決まっているスケジュール」と「時間や場所が決まっていないスケジュール」です。
時間も場所も決まっているスケジュールであれば、それをそのまま手帳に書き込んで、予定通り実行するだけです。
ポストイットが大活躍するのは、「時間や場所が決まっていないスケジュール」の方なのです。

まずは、あなたが仕事やプライベートでやらなければならないことを「細かなものまで全て」書き出します。
ポストイット1枚につき、1項目。
次々とメモしていって下さい。

「◯◯さんにTEL」
「ホテルの予約」
「ボールペンを購入」

など、仕事がらみから雑用まで、何でも書き出して下さい。

さらに、思いついたことまで全て書き出しておきます。
せっかく仕事のアイディアをひらめいたのに、5分後には「何だっけな?」と忘却してしまうことがよくあります。
アイディアはいつ、どこでひらめくのか分かりません。
電車の中、歩いている最中など、ちょっとした拍子に出てきてしまいます。
ですので、ポストイットに全て書き込んでおくのです。
もちろん忘れないように、思い付いた瞬間に書き出します。

手帳やメモ帳に書けばいいだろう、と思うかもしれませんが、実はポストイットで無ければならない理由があるのです。
それは次の項目でお伝えします。
 
 

・優先順位と並べ替え

 
あなたも手帳やスケジュール帳を持っていると思います。
持っていなければ、カレンダーでも同じような活用ができますので参考にして下さい。

まず、手帳のメモ欄にポストイットを貼り付けていきます。
今回は週間スケジュールタイプの手帳を見本にしますので、右面のメモ欄に貼り付けます。
この時、ポストイットを貼る順番が重要になってきます。
今週しなければならない内容のポストイットを、今週のスケジュール帳に貼るわけですが、2列に分けて「今週中にしなければならないこと」を右列、「今日中にしなければならないこと」を左列に貼ります。

さらに、「今日中にしなければならないこと」の中で優先順位を考え、上から順番に重要な項目を張り付けていきます。
「今週中にしなければならないこと」も同じように重要なものから順番に貼ります。

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これであなたの仕事の優先順位が確定しました。
あとは貼り付けたポストイットを左上から順番にこなしていくだけです。
もう「何からすればいいのか分からない……!」と焦る必要もありません。

やるべき順番が決まっていますので、左上の項目から処理していき、順番に下へ。
今日の仕事が終わって余裕があれば、右列に移って今週の仕事をこなしていけばいいのです。

緊急で飛び込んできた最重要な仕事は、左のスケジュール欄に貼って、急いで処理すればOKです。

また、「◯◯さんと会う」という項目があって、待ち合わせの場所に早く着いたとします。
まだ時間に余裕があるのならば、ポストイットを見て「◯◯にTEL」など短時間で済ませられる項目を探してみましょう。
これで無駄な時間を過ごさずに、仕事を処理することが出来ます。

項目を処理したら、そのポストイットは捨てて下さい。
自分の仕事の達成度が一目で分かりますし、あと何が残っているのか管理しやすいです。
 
 

・プライベート情報の一元化

 
このようにポストイットを活用することで仕事の順番を確定させ、スケジュールに迷うことはなくなりました。
これで生まれた余白の時間を仕事のアイディアに使うもよし、プライベートに使うのもいいでしょう。

手帳にはメモ欄の白いページも用意されているでしょうから、そこに自分のプライベートな予定も貼っておくと便利です。

「映画のチケットを買う」
「頼まれてる本を買う」
「気になってる◯◯の店に行く」

など、ちょっとした予定ややりたいことも書いておけば、仕事の余裕がある日にそのポストイットをスケジュール欄に貼り付けてしまえばいいのです。

「今日は新宿に行く予定があるな」と思ったらプライベートのポストイットを確認して、ついでにこなせる予定があるか確認しましょう。
「◯◯の店に行く@新宿」という項目があれば、仕事のついでに立ち寄ることも出来ます。

このように、思いついたことを全てメモしておくことで、忘れていたこと思い出し、予定をまとめて処理できるのがポストイットの魅力です。
また、ペンでメモをとるのと違って、スケジュール欄が汚れたり埋まったりすることがありません。
予定が終われば、ポストイットは剥がして捨てられるのですから。
(もちろん、後で必要になりそうな予定やメモはそのまま貼っておくといいですね)

また、大きめのポストイットを買えば、プライベートの情報管理をすることも出来ます。

自分の友人や知り合いの電話番号や、行きつけの店の住所・営業時間・電話番号などをまとめてポストイットに書いて手帳に貼っておきましょう。
年が変わって新しい手帳に替える時、そのポストイットを剥がしてそのまま貼り付けるだけで情報の移動ができます。
いちいち書き写すよりはるかに早いですし、便利です。
 
 
いかがでしょうか。
ポストイットをただメモをするだけに使うのは勿体無いですね。
是非、ポストイットを有効活用して、あなたの大事な時間を有効に活用して下さい。

なお、ポストイットでおすすめの色は黄色です。
コピー機にかけても色移りしませんので重要な書類におすすめです。

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