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あのメモどこだっけ?とならないための、オンラインメモ帳Evernote入門

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仕事でもプライベートでも、メモを取ることは多々あります。
メモ帳にメモしますか?
それともポストイット?
その書いたメモはどのように管理し、保管しているでしょうか?

几帳面な人ならともかく、必要になった時に「書いたメモ、どこに行ったっけな?」
と探して時間を無駄にしてしまう人もいることでしょう。

そこで今回は、ネット上に書いて、必要な時にすぐ探し出せる「Evernote」(エバーノート)についてご紹介したいと思います。

 

 

・Evernoteってよく聞くけど、結局何が便利なの?

 
ビジネスの場だと、結構使っている人が多いEvernote。
「何でも入れておける」とか「いつか必要になった時のための保管庫」
なんて言い方をする人もいます。

EvernoteとはEvernote社が開発した、オンラインのメモ帳です。
メモだけでなく、画像や音声、ウェブサイトまで保存できるので何でも保管庫、とでも言ったほうがいいかもしれません。

Evernoteの便利なところは、関連性のあるデータを1つにまとめてメモしておける点です。
ノートと呼ばれる1つのメモ帳に、テキストや画像・音声までをまとめて入れておけるので、あとで探す時に関連するものをまとめて取り出せるので重宝するわけです。

また関連するアプリケーションが多いのも特徴です。
iPhoneやiPadなどで手書きで書いたメモや図を、簡単にEvernoteに送信できるので、PCだけでなく、モバイルでも様々な場面で利用できます。

モバイルで活用できるということは、街を歩いていて「あ、そうだ」と思い付いた発想などをすぐにEvernoteに送信できるということ。
テキストで打たなくても、音声で「〜が〜を〜しようと思う」などと録音すれば、そのままEvernoteに保存して後で聞き直すことも出来るのです。

「それだけならメモでも何でも、キレイに整理整頓しておけばいいんじゃないの?」と思うなかれ。
Evernoteの真骨頂はこれからです。

Evernoteは「メモを探しだす」ことを得意としています。

例えば企画会議のメモはどこに行ったっけな、と思ったら「企画会議」と入力して検索するだけで、「企画会議」というワードが入ったメモだけを全て抽出してくれます。
それだけではありません。
なんと、絵や写真からもその単語を探しだしてくれるのです。
Evernoteは、保存した写真に書いてある文章を解析してテキストデータとして理解してくれます。
ですから、文書をいちいちキーボードで打ってPCに取り込まなくても、写真を撮ってEvernoteに保存しておくだけで、その文書の中から必要な単語を探し出せるのです。
これは通常のメモアプリでは出来ない芸当ですね。

他にもブラウザと連携させると、ブラウザで検索する時に、自分のEvernote内のデータも一緒に検索してくれる機能もあります。
これなら必要なワードを検索しながら、以前に保存しておいたデータからも抽出できるので、「こんなメモも取っておいたんだ」などと忘れていたことまで思い出させてくれます。
 
 

・Evernoteの活用法

 

(1)議事録作成

 
会議の議事録を作成するなら内容をPCで打ち込むだけでは勿体無いです。
EvernoteとiPhoneやスマホがあれば、議事録を入力しながら、会議の音声を録音し、ホワイトボードに書いたものなどはそのまま撮影して、まとめてノートに保管できます。
紙で配布された資料はスキャナで取り込み、PDFに変換してノートに入れてもいいですし、画像として保存しておいても検索にヒットします。
 

(2)名刺管理

 
もらった名刺は写真で撮影、或いはスキャナで取り込み、Evernoteに保存します。
そうすれば、電話番号・メールアドレスなどを入力するだけで名刺画像が検索され、「この人、どこの誰だっけな?」という疑問をすぐに解消することが出来ます。名刺をそのままファイリングして後で1枚1枚探しだすよりも遥かに時間の短縮ができます。
 
 

・Evernoteのちょっと惜しい点

 
とても便利なEvernoteですが、無料と有料の格差があります。
無料会員のままですと、1ヶ月にアップロードできる量が60MBとかなり物足りないのです。
これでは写真を保存していたらあっという間に容量が無くなってしまいます。

月が変わればまた60MB使えるようになるので、慎重に使えば問題ないのですが、容量を気にせず音声や画像を保存したいのであれば、やはり有料会員になっておくべきでしょう。
月額450円か、年額4000円で1GBまでメモを保存し放題&検索し放題というのはやはり魅力です。
 
 

・まとめ

 
「Evernoteは使い方が難しい」と評されがちですが、それは逆に言えば用途を限定せずに自由に使える点が評価されているということです。
メモを保存するにもよし、写真サーバにするもよし、日記を付けたっていいんです。
自由な発想で、あなたらしいEvernoteを作り上げて下さい。

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