どうしてビジネス文書の書き方が上手い人ほど周りから信頼されるのか？
ビジネス文書の書き方が上手い人は他人から良く信頼されます。
なぜなら、彼らは分かりやすい文章を書くからです。分かりやすい文章を書くことができるということは、他人から見て理解しやすい文章を書くことができるということです。
人間はよく理解ができる物事を信頼します。少し強引な例になってしまいますが、「ブラジル産鶏むね肉200g」と「外国産鶏肉3羽分」の2つの内で、どちらか一方を買って下さいと言われるとします。
この場合、あなたならどちらを買いますか？
おそらく「ブラジル産鶏むね肉200g」の方だと思います。それはなぜか？よく理解できるからです。ひと目見ただけで、ブラジルの鶏肉で部位は胸肉、そして200グラムということが分かります。すぐに、そして簡単に理解できる文章は信頼されます。
一方で、「外国産鶏肉3羽分」は「ブラジル産鶏胸肉200g」と全く同じ鶏肉を指していたとしても買われません。
なぜなら、理解し辛くて、疑問と不安が生じる文章だからです。「外国産？どこの国なのかな？」「鶏肉？部位はどこなの？」「3羽分？そんな単位で肉売ってるの聞いたこと無いよ。どのくらいなの？」という風に読み手は疑問を持つと共に、不安感と不快感を抱きます。
ビジネスにおいて、営業先や同僚との間で文書をやり取りすることは日常茶飯事です。もし営業先の相手が送ってくる企画書や段取りなどのビジネス文書が非常に分かり辛い内容だったとしたら、あなたはどう感じますか？
おそらく相手を信用することが難しくなってくると思います。逆に、相手から送られてくる文章が非常に分かりやすいものだとしたら、あなたはきっと相手に信頼を感じるはずです。
要するに「私は相手を理解できている」と読み手に感じさせる文章を書くことができたら、あなたの勝ちです。もう、相手からある程度信頼を獲得したと言えるでしょう。後は実際のビジネスで結果を出すだけです。
ビジネス文書の書き方で一番重要な◯◯とは？
それでは、次に「ビジネス文書の書き方で一番重要なこと」をお伝えします。
「ビジネス文書の書き方で一番重要なこと」とは、一言で言うと「わかりやすさ」です。最初の章でお伝えしたことと似た内容になってしまいますが、大事なことなので2回言います。
ビジネス文書の書き方においては、とにかく「わかりやすさが命」です。ビジネス文書は小説や詩とは違いますから、凝った表現や美しい言葉などは不要です。とにかくビジネス文書の書き方においては「わかりやすさ」を意識して書くべきです。
そして、「分かりやすいビジネス文書の書き方」を身につけるためには正しいビジネス文書の書き方を学ぶことが必要です。ビジネス文書の書き方を学んだ後は、繰り返しビジネス文書を書いて実践して、身体にエッセンスを染み込ませないといけません。
というわけで、正しいビジネス文書の書き方を学ぶために、私も実際にGoogleで「ビジネス文書 書き方」で検索してみました。
「ビジネス文書 書き方」で検索したらテンプレートだらけだった…
Googleで「ビジネス文書の書き方」で検索をしてみると、「正しいビジネス文書のテンプレート」が星の数ほど並んでいました。
確かに、分かりやすいビジネス文書を書く上で良いテンプレートを使うことは正しいです。既に「分かりやすい形」にされているテンプレートを使った方が、相手に伝わりやすいに決まっています。なぜなら、それは「分かりやすく相手に伝えることに徹した文章の書き方」だからです。
しかし、ビジネス文書を書く度にいちいちテンプレートを選んでいる暇はありません。星の数ほど「ビジネス文書の書き方テンプレート」があるので、その中からわざわざ自分のケースに合ったビジネス文書の型を選んでいるのは時間の無駄だと思いませんか？
ビジネス文書の書き方はそこまで複雑なものではありません。自分で分かりやすいビジネス文書を書くことができるようになりたいと思いませんか？テンプレートに頼らずに、相手に信頼される文章を書けるようになりたくはありませんか？
理解しやすいビジネス文書の書き方は身につける時期が早いほど仕事では有利です。このページを見に来たが吉。しっかり学んで、相手に理解されやすいビジネス文書の書き方を身につけていきましょう。
デキる人のビジネス文書の書き方テクニック10選
ということで、ビジネス文書の書き方をマスターして自分で書くことができるようになりましょう。ビジネス文書をわかりやすく書くことができると、相手から信頼されるようになります。
あなたもご存知の通り、ビジネスでは信頼が命です。これから数あるビジネス文書の書き方テクニックの中でも選りすぐりの10のテクニックを紹介しますので参考にしてください。
１.結論から言う
分かりやすいビジネス文書を書く上で大事なことは「分かりやすいこと」です。そして、分かりやすい文章では「結論は最初から言ってしまう」のがセオリーです。
グダグダと長ったらしくて読んでも意味がなく、本当に言いたいことを分かりづらくさせる文章を書く人が多すぎます。ビジネス文書の書き方の原則は「わかりやすさ」です。結論は最初から言いましょう。
2. 順序立てて言う
分かりやすいビジネス文書の書き方では、どんな文章を書くかも大事です。しかし、それよりも「どんな順番で文章を書くか」の方がよほど大切です。
まずは結論を述べましょう。次に、その結論に至った経緯を伝えましょう。そして、その結論を証明する論拠を書きましょう。最後に、もう一度結論を伝えましょう。
この「文章を順序立てて書く」ことはそこまで難しくありません。しかし、ほとんどの人が面倒くさくて順序立てて物事を述べようとはしないのです。ビジネス文書の書き方においては、どの順番で伝えるかを意識するだけでグッと分かりやすくなります。
3. できるだけ一文を短くする
できるだけ一文は短い方がいいです。
「太郎さんは山に芝刈りに言ったけど、斧を忘れたので13時に家に帰ってきて、それから美智代さんに挨拶をしてもう一度山に向かいました。」
と
「太郎さんは山に芝刈りに行きました。しかし、斧を忘れて13時に家に帰ってきました。斧を取ってから、美智代さんに挨拶をしました。そしてもう一度山に向かいました。」
では、明らかに後者の方が分かりやすいです。今回は例文自体が簡単なものだったので、その差が分かり辛いかもしれません。しかし、複雑なビジネス文書ともなると、その差は歴然です。
できるだけ一文は短くして、相手に分かりやすい文章を書きましょう。
4. 語尾の書き方を統一させる
ビジネス文書では語尾の書き方を統一させましょう。
ビジネス文書の書き方においては、「です・ます」体で統一した方がいいです。論文などでは「だ・である」体、小説ではもっと私的な文章表現もあります。しかし、ビジネス文書の書き方においては事実を伝えることが大切です。
ですから、変に語尾を変えて読み手が分かり辛い文章になってはいけません。「です・ます」体は、変な感情を伴わないきっちりとした表現です。ビジネス文書の書き方においては、語尾は「です・ます」体で統一させましょう。
5. 必要に応じて段落を作る
そのビジネス文書の内容に応じて、段落を作りましょう。
長々と段落も無しに文章を続けて書いてある文章は、読み手への配慮が欠けています。書いている内容の転換点が来たら、段落を作ることをオススメします。
転換点とは、「ところで」といった形で新しい話題が入ってくるとき。「しかし」といった形で、これまで書いていたことと反対の内容を書くとき。など、話の内容が変わる時点のことです。
一度身につけると一生使える武器になります。新聞の記事などでは徹底されていることですので、購読されている方は段落の分け目を意識して読んでみてください。
6. 句点・読点を正しい位置に置く
句点・読点を正しい位置に置くことは意外と重要なことです。基本的なところですが、これもほとんどの人がちゃんと出来ていません。
文節(文章内での意味の切れ目)では句点を、(←こういうことです！)文章の終わりにはきっちりと読点を打ちましょう。
7. 専門用語の使い方に気をつける
多くの人に公開する予定のビジネス文書の場合、専門用語はなるべく使わない方が良いです。
なぜなら、その専門用語を知らない人にとっては、いちいちその専門用語の意味を調べる手間が増えて面倒になるからです。面倒な文章は誰も読みたくありません。難しい専門用語に溢れた数学書が売れず、概念的なことしか書かれていない平易な新書が売れるのはそのためです。
身内しか利用しないビジネス文書ならともかくとして、できるだけ専門用語は避けるようにしましょう。
8. 「見て分かる」文章にする
「見て分かる」文章というのは、デザイン的に見やすい文章と言い換えることもできるでしょう。
段落を作ろうの項目と似たようなことになりますが、長々と続く文章は読みにくいです。読みにくい文章は誰も読みたくありませんし、読みません。できるだけ、相手に伝わりやすいようなデザインになるように書き手は心がけるべきです。
読みやすいデザインといっても、そこまで気張る必要はありません。必要な余白と段落さえ用意できれば良いでしょう。見出しもついていると完璧です。
9. 読み手に読み返させない文章にする
読み手が文章を読み進めていく途中で、「ん？何言ってるんだ？」と疑問を持たせてしまう文章はよくありません。
読み手は内容を理解するために最初から文章を読み返すことになり、それは読み手の手間になりますし、読み手に不快感を与えてしまいます。
順序立てて、論理の通った文章を書いてください。もし自分で判断できない場合には、人に見せてみるのが一番早いです。
10. 「これ、それ、あれ」はできるだけ使わない
これ、それ、あれはビジネス文書を書く初心者が使いがちな禁断ワードです。「これ、それ、あれ」というワードを文章を書くとき、書き手はそのワードが指す内容を理解できています。書き手なので当たり前ですよね。
しかし、読み手にとっては「これ、それ、あれ」が一体どれを指しているのか検討がつかないことも多いです。できるだけ、「これ、それ、あれ」は使用せずに具体的な名詞や文章を使ってください。読み手の気持ちになって文章を書きましょう。
デキる人を目指すならビジネス文書の書き方をマスターするべき
ビジネス文書の書き方テクニック10選、いかがでしたか？
この記事を参考にして、あなたのビジネス文書作成スキルに貢献できたのであれば幸いです。ビジネス文書の書き方を向上させて、相手に伝わりやすい文章の書き方を身に付けることことを目指しましょう。そうすれば、あなたが「会社で一目置かれるデキる人」になるのも近いはずです。
なぜかというと、ほとんどの人が「分かり辛いビジネス文書を書き続けているから」です。１日でも早くビジネス文書の書き方をマスターしてライバルに勝ちましょう。
最後に、さらにビジネス文書の書き方を向上させたいアナタにこの本を紹介します。私が愛用している本です。大変参考になりますので、ぜひ読んでみてください。
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