あなたは毎日時間に追われて、仕事がいつまでたっても終わらない、遅くまで仕事しているので睡眠時間を削っている、家族と一緒に過ごせる時間が極端に少ない、このような状況になっていませんか？仕事に追われてあっという間に1日が終わることは誰もが経験したことがあると思います。このような状況が毎日続いていると疲れも取れず心に余裕も無くなってしまいます。なぜこのように毎日追われた生活になるのでしょうか？これは時間管理ができていないからです。時間管理をして時間に追われる毎日から解放される方法をお伝えします。
時間管理の方法とコツ
時間管理の方法は、
やるべきタスクを洗い出す
↓
タスクの優先順位を決める
↓
タスクの期限を決める
↓
実際のスケジュールに落とし込む
この４つのステップをやるだけです。そうすることで今やるべきこと、今日やるべきこと、明日でもいいことと優先順位が明確になりいつまでにやらなければいけないのかハッキリと見えてきます。やるべきことがわからずに手が止まったり、何をしたらいいのかわからない、重要度の低い仕事を先にやったりすることがなくなり時間の無駄が無くなります。時間の無駄をなくすためにはしっかりとタスク管理をしてスケジュールに落とし込むことが重要です。
やるべきタスクを洗い出す
多くの人は自分がやるべきタスクを理解していません。その場の気分や行き当たりばったりで仕事をこなしっています。1週間のタスクを把握していないどころか今日やるべきタスクも把握していません。タスクの全体像が分かっていません。タスクの全体像を把握していないとすぐにやらないといけないことを忘れたり重要な仕事を後回しに捨てしまう可能性もあります。こうならないためにもタスクの洗い出しが必要なのです。
タスクの洗い出しは、今日やるべきことを箇条書きでいいので全て書き出しましょう。そうすることでやるべきタスクの全体像が見えてきて理解できます。まずはここから始めていきましょう。
タスクの優先順位を決める
タスクの洗い出しが終わったら次に優先順位を決めていきます。タスクには重要なものや緊急なものがあるかもしれません。それらを明確にしていきます。優先順位の分類は大きく分けて４つになります。
- 緊急性、重要性が共に高い
- 緊急性は低いが重要性が高い
- 緊急性が高いが重要性が低い
- 緊急性、重要性が共に低い
これら４つにタスクを分類すると優先順位がわかってきます。緊急性、重要性が共に高いタスクが優先順位が一番高くその次に緊急性は低いが重要性が高い、緊急性が高いが重要性が低いが続き優先順位が最も低いのが緊急性、重要性が共に低いになります。
緊急性が高いが重要性が低いと緊急性、重要性が共に低いこの二つに時間を使ってしまうと無駄時間を過ごしてしまいます。緊急性が高いが重要性が低いのは、アポなしの来客や無意味な電話での対応、などがあると思いますができるだけ避けていきましょう。重要性が共に低いものは、仕事には関係ないものなのでスケジュールに組み込む必要はありません。
タスクの期限を決める
タスクの優先順位が決まったら今度はそのタスクに期限を決めます。期限を決めてないといつまでたっても終わりませんしダラダラとして時間が過ぎていくだけです。期限を決める重要なポイントがあります。それは実際の期限より短く決めることです。例えば書類を作成して提出するまでに１時間で終わるようなタスクであれば期限を４５分に設定します。このように実際の期限の１時間よりも短く設定します。
なぜ実際の期限よりも短くするのかというと「仕事は、完成のために与えられた時間を使い果たすまで膨張する」パーキンソンの法則に基づいた考え方です。子供の頃の夏休みの宿題を思い出してもらえればわかりやすいと思います。夏休み最終日、ギリギリまで宿題をやっていませんでしたか？人はこのようにギリギリまで時間を使ってしまいます。このことから短めに期限を設定しておけば余裕を持ってタスクを終わらすことができます。
実際のスケジュールに落とし込む
最後に実際のスケジュールに落とし込んでいきます。優先順位と期限に合わせてスケジュールを組み立てていきましょう。終わったタスクをわかるようにしておけば進捗状況を確認することもできます。新しいタスクも入ってきますので予定通り進んでいないタスクがあればもう一度、優先順位と期限を見直して新しく入ってきたタスクと調整していきます。
タスクが増えすぎたら減らすことも必要です。その時に緊急性が高いが重要性が低い、要性が共に低いものこの２つのタスクがあればこれらを優先して削っていきましょう。スケジュールを組み込む時は少しの隙間時間を作るのが良いです。必ずしも予定通り進むとは限りません。隙間時間がないと予定が遅れたらスケジュールが崩れてしまいます。そうならないために隙間時間を作っておくとその時間で調整できるのでスケジュールが崩れることがなくなります。
まとめ
時間管理は、４つのステップでできます。
やるべきタスクを洗い出す→タスクの優先順位を決める→タスクの期限を決める→実際のスケジュールに落とし込む
時間管理がしっかりできれば仕事に追われることなく心にも余裕ができてきます。時間の使い方で将来が変わってきますので時間を有効に使っていきましょう。
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