あなたはLINEをビジネスや仕事に利用することはありますか？電子メールに取って代わるコミュニケーションツールとして、そのシェアを一気に伸ばしたLINEですが、ユーザー数も膨大になってきたため、ビジネスや仕事のやり取りをLINEで行うという人も増えてきたはずです。私自身も、プライベート、ビジネス問わず、連絡の手段はほとんどがLINEになっています。
プライベートでの利用の場合、お互いに楽しくコミュニケーションがとれれば問題ないのですが、ビジネスや仕事になるとそうはいきませんよね。重要な情報や電子ファイルのやり取りがあった場合、しっかりとそれを保存しておく必要があります。また、ファイルの受け渡しも、正確に行う必要が出てきます。そこで、今回は、そんなLINEのビジネス利用で注意するべきポイントを3つにまとめてご紹介します。
メールとは全く違うコミュニケーションツールである
電子メールが手紙を元に作られたコミュニケーションツールなら、LINEの元となっているのは「会話」です。既読機能があったり、1対1で何度もメッセージの送信を繰り返すように作られていることからも、LINEが会話や電話の延長にあることが分かると思います。そのため、どうしても電子メールとは使い勝手が変わってくる場合があります。その部分に注意しながらLINEを利用していかないと、あとあと取り返しの付かない事態に陥ってしまう危険性もあります。そこで、今回は、LINEをビジネス利用する場合に注意するべきポイントを3つご紹介します。
LINEのビジネス利用、3つのポイント
では、LINEのビジネス利用で注意するべき3つのポイントを、電子メールの利用と比較しながらご紹介します。
画像はオリジナルサイズで送信すること
まず最初に、電子ファイルのやり取りについてです。メール同様、LINEでも画像を中心にファイルのやり取りを行うことが多いはずです。その際に注意するべきポイントがあり、LINEの場合、パソコンではなく、スマホアプリでの利用を前提に作られています。そのため、パソコンよりもデータを保存できる容量が小さく、また、通信速度の遅いモバイル回線での利用が多いスマートフォンのために、自動的に画像を圧縮して送信される仕組みがあります。
プライベートなやり取りなら、送信までの時間が短くなるなど、メリットの方が大きいかもしれません。しかし、ビジネスで利用するとなると、オリジナルのファイルでやり取りできないデメリットの方が大きくなってしまいます。スマホ画面では同じ大きさに感じる画像でも、編集したり、引き伸ばしたりする場合、その際に圧縮されたことによる画質の粗さが影響したりしてしまいます。こうなってしまうことを避けるためには、LINEで画像を送信する際に「オリジナル画質」にチェックを入れます。そうすることで、画像が圧縮されることなく、オリジナルのファイルを送信することができます。
ファイルの保存期間に要注意
メールでファイルを送信した場合、基本的にそのメールを削除しない限り、そのファイルはメールに添付されたまま半永久的に残ることになります。しかし、￥LINEの場合、たとえその人とのやり取りが残っていたとしても、ある一定期間を過ぎてしまった場合、ファイルが削除されてしまいます。重要なファイルが失われないように、必ず自分のパソコンやスマートフォンにダウンロードしておく必要があります。
スマホを機種変更すると、全てのやり取りが消える
GmailやYahooメールを使っている場合、アカウント情報さえ残っていれば、スマホが壊れようが、機種変更をしようが、これまでのメールは全てGoogleやYahooのサーバー上に保存されています。つまり、アカウントとパスワードさえあれば、いつでもメールを読み返したり、必要な情報を検索することができます。
しかし、LINEの場合、元々1台のスマートフォンで1つのIDを利用することを前提に作られているので、他の端末で利用することを考慮していません。万が一、LINEを使っているスマートフォンが壊れてしまった場合、IDやスタンプの購入履歴は新しいスマートフォンに移行することができますが、トーク履歴は全てが削除されてしまいます。しかも、これは正しい手順を踏んで機種変更した場合でも同様です。LINEのトークは個別でバックアップしたり、テキストファイルとして保存できますので、重要なやり取りに関しては、これらの方法で保存しておくようにしましょう。
やり取りを保存したい人とのトーク画面を開き、「トーク設定」→「トーク履歴をバックアップ」と選択することで、必要なトーク履歴をバックアップすることができます。重要なやり取りがあった場合には、必ずこの方法でバックアップをしておきましょう。
まとめ
このように、いくつかの注意点はありますが、やはりビジネスや仕事でのコミュニケーションでもLINEは便利に利用することができます。最後に紹介したトーク履歴が機種変更で消えてしまうことについては、しっかりとバックアップを取るしか方法がありませんが、ファイルの保存期間や画像の画質については、DropboxやEvernoteなど、他のアプリをうまく利用することで解決できます。それぞれの良い部分を取り入れながら、快適に利用していきましょう。
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