仕事は、ズムーズ進めて早く終わらしたいですよね。その為には、仕事を効率よくこなせるようにする必要があり効率が悪いと予定を組み立ててもその時間通りには終りませんので時間が足りなくなります。仕事を早く終わらせるための効率アップについて伝えていきます。
効率が悪い人の特徴とは
何をやっても効率の悪い人はいます。このような人はどんな特徴があるのでしょうか？１つを完成させてから次に進もうとする人です。このような人は、何も考えずに作業をしています。例えば、大中小の箱が３つあってそれを片付けるとします。効率のいい人は、まず同じ大きさの箱に分けてそれを同じ大きさの箱をまとめて片付けますが、効率の悪い人は、大き箱を１つ片付けてその次に中ぐらいの箱を片付けて１つずつ順番にこなしていこうとします。当然の事ながら時間がかかりますよね。
効率化にこだわりすぎるのもよくありません。本来は、早く片付けることが目的で効率化するはずがこだわりすぎて効率化することが目的になってしまうといけません。効率化が目的だと作業の途中で手が止まりもっと効率化することを感が出して結局作業が進まなくなります。
休憩を取らずに頑張って仕事をしてるはずが逆に効率を悪くします。これは、休憩を取らないと集中力が続かずだらけてしいしかも些細なミスも増えます。やってる本人は、長時間続けて作業しているので頑張っているつもりになっているかもしれませんが全く進んでいないのが現状です。
やらなくてもいいことまでやってしまうと時間がかかてしまいます。完璧を目指す必要もないですし完璧にはできません。仕事の効率が悪い人ほど完璧を目指そうとするのです。これとは逆に始めてから段取りを考え出す人も効率悪い人の特徴です。このような人はすぐに手が止まり順番を考え出してしまうのではこのような人がいるとまず計画通りには進めません。
効率が悪い人が効率アップするには
まずは、達成したいイメージを持ってください。なぜかというとなぜ効率を上げたいのかが自分でわかっていないからです。だから効率化が目的になってしまいます。何も考えずに漠然と効率化がしたいと思っても効率かできるわけないのでしっかりイメージすることで目的を持つことができます。重要ことは、しっかりとゴールを決めることです。ゴールをはっきりするだけで効率化に差が出ます。
結果にこだわることです。時間をかけたのに何をどうするかハッキリしないまま終わったりしてしまうことありますよね。特に会議をやったはいいけど何も決まらず終わったことありませんか？これは、時間で区切るから結論が出ないのです。時間は、無視して結果にこだわらなければなりません。これは、どうすれば良いかというとアクションプランを作成すると仕事効率化につながります。
アクションプランとは、処理事項、実行責任者、処理期限がびっしり記入された表のことです。曖昧なことをしっかりときちんとすることで誰でもわかるようになりますのでスピードが上がり一気に効率化できます。
１つのことにとらわれすぎてもいけません。効率の悪い人の特徴ですよね。木ではなく、森を見るで自分が取り組んでいることの、全体の流れと自分がどこに位置しているのかをしっかりと把握することが大切です。一つのことにとらわれすぎないようにする為にも作業を始める前にしっかりと計画を立て作業をすすめていくようにしましょう。そうすると部分的に気になることも減ります。
効率が悪い人は、うまく片付けができずに散らかっていることが多いです。このような人は抱えている仕事やタスクの量と内容も整理できません。自分のやることが生理さっれていないので結局はどれから手を付けてよいのかがすぐに分からず余計なことをしてしまうので効率は下がっていきます。部屋が散らかりすぎていると掃除をするときに何から手を付ければいいかて考えなければできません。それが、頭の中でも起こっています。まずは、自分のやることを綺麗に整理してみましょう。そうすることで今まで見えなかったことが見えるよになってきます。
時間がかかったり面倒な仕事だと先延ばしにしてしまうこともしばしばあるかもしれませんが効率化しょうとするのであればそのような仕事は午前中などの早い段階で済ませてしまうことが良いでしょう。それはなぜかというと午前中の早い時間であれば邪魔せれることはしくなく集中できるからです。早く済ませてしまえば気持ちも楽になりますし何かあったときは、すぐに対応できます。面倒な仕事を午前中に終わらすことは効率化につながります。
時間を無駄に過ごすのは、やめましょう。隙間時間はどんな使い方をしてますか？例えば待ち時間で５分あったとするとその時間ぼーっとするか、その少ない時間でできることをするかではすぐに差は出ませんが長い目で見れば大きな差になります。また制限時間がを設けると時間内に終われなければと緊張感がでてきて効率化を図ろうとするようになります。
時間を意識することは、効率をアップする為に重要なことです。
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