仕事が速い人は時間の使い方がうまい
あなたの周りに、とにかく仕事が速い人っていませんか？「毎日一つずつ更新しとけって言われたホームページの記事、今日の分全然終わんないよ、、、そっちはどう？」「え？そんなの今週末まで更新する分、全部準備できてるけど、、、」「うそ、、、」こんな感じの会話って、一回くらいは経験ありますよね。進行状況を聞こうと思ったら、終わってるどころか、次の分移行まで先取りしてしまっている人。だいたいどこの職場にも一人くらいはいますよね。
では、そのような人は、どうして仕事が速いのでしょうか？天才だからでしょうか？たまたま得意分野の仕事だったのでしょうか？
答えは、どちらでもありません。仕事を速く、次々とこなしていく人には、とある共通点があるのです。それは、才能とか得意とか、そのような話ではなく、だれでも変えることができる「やり方」の話なんです。今回の記事で、そのような仕事の速い人に共通する時間の使い方を紹介していきますので、自分の仕事が遅いと感じる場合には、その時間の使い方を取り入れて、仕事の時間を短縮、効率化していきましょう。
細切れ時間にやろうとしない
最近では、スマートフォンやタブレットなどの普及によって、移動時間などの細切れの時間に仕事をするのがかっこいいという風潮が広まってきています。たしかに、最近のスマホやタブレットは高性能なチップを搭載していたり、メモリやストレージなどの記憶媒体の容量が大きかったりして、下手なパソコンよりも、数値的には性能が高いモデルが数多く出てきています。
そこで、電車の待ち時間や移動時間など、細切れの時間を使って仕事を終わらせるのが、仕事のスピードを上げるコツだと考える人が増えてきています。ですが、実はこれは、逆に仕事にかかる時間を遅くしてしまっている原因になってしまうのです。仕事が速い人は決して細切れ時間にプロジェクトをすすめようとしたりはしませんし、メールチェックなどの単純作業すら、細切れ時間には行いません。
それは、仕事が速い人というのは、「同じ様なタイプの仕事」はまとめて、連続して終わらせてしまった方が速いことを感覚的に理解し、自然とそうしているからなんです。例えば、サイトやブログ記事の執筆。これらについては、毎日1記事ずつネタを探して、それを記事にまとめてアップする、よりも効率的なやり方があります。まず、初日は一切記事を書かないと決めて、1週間分のネタをリサーチします。「1記事分のネタ探し→ライティング→編集してアップ」この一連の流れに使うはずだった時間を、「7日分のネタをリサーチする」ということに使い切ります。そして、翌日以降です。すでにネタは決まっているので、あとはとにかく書いて編集すれば、あとはアップするだけで終了になります。
でも、これでは結局作業量は減ってないんだから、かかる時間は変わらないんじゃんないのか？そんな風に疑問に思いますよね。しかし、私たち人間は、同じ仕事でも、常に同じペースで進めることはできません。例えば、記事のライティングを2記事分続けて行う場合、1記事目よりも2記事目の方が圧倒的に楽に書けてしまうことが多いです。これは、作業をしているうちに、体や脳がコツを覚えてきて、加速度的に仕事のスピードが上がることに要因があります。特に「ライティング」系の仕事の場合、これが顕著ですよね。
ブログやサイトの記事のライティングだけでなく、コピーライティングやメルマガなど、すべてのライティングに共通するのが、「最初の1文字目を書くのが最も時間がかかる」ということなんです。最初の1文字さえかけてしまえば、あとは坂道を転がり落ちるように、どんどんスピードを上げて作業が進んでいきます。1記事目など、一区切りがついてしまった場合でも、次に各記事のネタが決まっていれば、その勢いで書き進めることができてしまいます。
これが、1記事書いた後に、「よし、次の記事のネタ探しだ！」となると、私たちの脳は、せっかく、「書く」というアウトプットのエンジンがかかっていたのに、ネタ探しというインプットに切り替える必要が出てきます。これによって、大幅なタイムロスが生じることになるのです。特にこのような、アウトプット・インプットの様に、性質が違う仕事が混じっている場合には、仕事ごとにわけるのではなく、アウトプット・インプット毎に分けた方が、速く、また、クオリティの高い仕事をすることができるようになります。
共同ですすめる仕事・プロジェクトで差が付く
このような、同じタイプの仕事をまとめてやる癖をつけておくと、力を発揮するのが、「共同」で仕事やプロジェクトを進めていく場合です。この場合、打ち合わせ直後や、直接会ったときじゃないと仕事やプロジェクトが進まないということもよくあります。「来週の月曜までに素案を考えておき、月曜の会議で発表するように。」この場合、週の最初に素案を考え終わった場合、週の終わりは比較的、やるべき仕事が少なくなることになります。こうなった場合に、次週の月曜以降のルーティンワーク(毎日決まっている同じ内容の仕事)をまとめて進めておけないかと考えるのです。
というのも、この場合、来週の月曜の会議でプロジェクトの進め方が決まり、それ以降は積極的にプロジェクトに取り組むことになるのがわかっていますので、比較的仕事量の少ない今週中に、翌週以降の仕事を終わらせられる分は終わらせておくと、仕事が速く進むようになります。この際も、来週月曜の分の仕事を全部終わらせてから、通うの分の仕事、、、ではなく、
来週月曜から金曜までの会社のサイト更新の業務を、アップするだけで完了する状態にする。その後、メールマガジンをまとめて5日分書いてしまって、、、という感じで、日付毎に終わらせていくのではなく、「仕事の内容ごと」に終わらせていくことで、スピードアップをはかることができます。
メールチェックや電話でも使える
この方法は日常のあらゆる作業に応用することができます。例えば、メールチェック。30分おきにメールボックスを開いてみたり、メールが来る度に通知音がなるように設定し、その度に他の作業を中断している人がいますが、それではメールチェックも遅くなりますし、中断してしまう作業にも、余計な時間がかかってしまいます。メールは来る度に返信、ではなく、時間を決めて確認し、返信する、というスタイルにするだけで、仕事が速く進むようになります。
電話も同じで、何か一つ電話をしようと思ったら、他の連絡先も含めて、電話をしなければならない案件が他にないかを確認しておきましょう。そうすることで、他の作業中に「あ、あれも電話しなきゃいけなかったんだ」と思い出すこともなくなり、何度も中断する必要がなくなりますので、すべの作業を効率化することができます。
まとめ
メールチェックやパソコンのファイル・フォルダ整理など、単調な作業ほど、まとまった時間に一気に片付けた方が早い場合も多々あります。すきま時間を使って仕事をして、仕事が早くなった気になるのではなく、どうすれば最終的に早く終わらせられるのかを常に意識しておくようにしましょう。
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