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Dropboxは何が便利なのか?今さら聞けない基本中の基本

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Dropbox(ドロップボックス)というサービスがあります。
相当数の人が使っていてビジネスの場では「あれが無いと困る」「使っていて当然」などと話題に上がることもよくあります。

しかし、まだ使ったことがない、インストールしてみたけど使い道が良く分からない、という人もいることでしょう。
今回はそんなDropbox初心者のために、何が便利で皆が使っているのか、その理由をご紹介します。

 

 

1 Dropboxとは何なのか?

 
Dropboxとは「オンラインストレージサービス」というものの1種です。
インターネット上に自分専用の倉庫を作って、そこに自分のデータやファイルを預けておく、というイメージです。
 
 

2 Dropboxの利点

 
「保存するだけ? それならUSBメモリやHDDで十分じゃないの?」
と思われる方もいるでしょうが、Dropboxが便利なのはそこではありません。

例えば、会社でファイルやテキストを作っていて、家に持ち帰って作業の続きをしようとします。
通常ならUSBメモリなどにコピーして、家のPCに差し込んで作業するはずです。
しかし、いちいちファイルをコピーするのは面倒だし、コピーをし忘れることもあります。
また、新しいファイルと古いファイルがごちゃごちゃになってしまう可能性もあるでしょう。

しかし、Dropboxの場合はその心配が全くありません。
会社のPCと自宅のPCの両方に、Dropbox専用のフォルダを作っておくと、会社で作ったファイルが自動的にアップロードされ、家のPCにも同じものが自動的にダウンロードされるのです。

つまり、コピーしたり別のものに入れて移動しなくても、会社でも家でも同じファイルを使えるようになる、というシステムなのです。

同期させたいPC同士にDropboxのツールを入れると、どちらにも「Dropbox」というフォルダが生成されます。
あとはこのフォルダにファイルを入れておくだけで、自動的に転送が行われます。

転送先のPCがネットに繋がっていなかったり、電源が切れていても問題ありません。
ファイルはインターネット上のDropboxに保存されていて、パソコンがネットに接続するとすぐに転送されます。

さらに、フォルダ内のファイルを編集して保存すると、すぐに同期が始まって、同期されるのです。
せっかく編集したのにファイルをコピーし忘れた、というミスが発生することが無くなります。
USBメモリを落としたり、無くしたり、という不安も解消されます。

また、他にも利点があります。

Dropboxはインターネット上にデータを保存していますので、自分のPCが壊れてしまっても、新しいPCでDropboxにアクセスすれば、データを全て復元することが出来ます。

つまり、大事なデータのバックアップとしても利用が可能ということです。
 
 

3 Dropboxの欠点

 
Dropboxの惜しい点は、容量が2GBしか用意されていないということです。
巨大なファイルや動画などを同期させたくても、この容量ではなかなか難しいでしょう。

オプションで有料課金すれば容量を増やすことも出来ますが、初期設定で2GBというのはやや寂しい容量と言えます。
しかしビジネスで使用することを考えれば、2GBを超えるデータを使う場面はさほど無いでしょうから、大きいファイルの時だけはUSBメモリなどで移動し、それ以外の日常ではDropboxを使用するようにするだけでも、ファイルの同期や転送の問題はほぼ解決されると思います。
 
 

4 スマホでも使えるDropbox

 
DropboxはPCだけのサービスではありません。
iPhoneやスマホでもDropboxを便利に使用することが出来ます。
 

(1)撮った写真をすぐに同期

 
スマホの普及によって写真を気軽に撮れるようになりました。
毎日何枚も撮る人もいることでしょう。
この写真をビジネスにも活用することが出来ます。

例えばビジネスの現場などで写真を撮ります。
Dropboxで設定しておくと、その撮った写真がすぐに同期され、会社のPCなどにすぐ転送されるのです。
いちいちメールに添付して送るような手間はいりません。
 

(2)他人のPCと一部を共有

 
自分のPCと会社の仲間のPC。これも同期してデータを転送できたら便利なのに。
そんな人のために、Dropboxのフォルダの中身を他人と共有するシステムもあります。
「え、でも自分のプライペートなデータや写真も入れちゃってるんだけど……」
と不安な人でも大丈夫です。
Dropboxの中に共有専用のフォルダを作っておけば、そのフォルダの中身だけが他人のPCと同期します。
つまり、自分にしか見えないデータと、他の人と一緒に編集するデータを分けて保存できるので、安心して仕事に活用できますね。
 
 

5 まとめ

 
今回はDropboxの基本中の基本についてお伝えしました。
筆者もDropboxは日常的に使っていますが、かなり便利なツールと言えます。
ビジネスで使うだけでなく、友人とも共有フォルダを作って
「あの時の写真、フォルダに入れておいたよ」
などと連絡しておけば、友人は気が向いた時にPCを立ち上げて勝手にデータがダウンロードされるのを待つだけで共有できます。
好きな時にデータを転送できて、USBメモリなどの紛失の心配もないDropbox。
まだ使っていない方も、これを機に使ってみてはいかがでしょうか。

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